¿Qué es el ciclo de ventas y cómo puedes acelerarlo?

El ciclo de ventas es la piedra angular en la fase comercial de los negocios. Dado que abarca todas las áreas del marketing digital, pues ofrece un marco de acción sólido para los vendedores, al tiempo que permite dar prioridad a los clientes potenciales para así alcanzar un proceso de cierre de ventas más efectivo.

De igual modo, permite analizar la experiencia del usuario desde el momento que descubre el producto, hasta que considera su compra.

En esta oportunidad te vamos a contar sobre qué es el ciclo de ventas, su importancia en la gestión de una empresa, cuáles son sus etapas, y cómo podemos acelerarlo.

¿Qué se entiende por ciclo de ventas?

Representa un conjunto de pasos a seguir por los representantes de ventas para cerrar tratos o negociaciones comerciales. Mientras que para los clientes comprende el descubrimiento del producto o servicio hasta su adquisición final, atravesando diferentes etapas.

En la práctica, cuando se gestiona adecuadamente, el estudio de esta relación entre quien ejerce la venta y quien considera la compra, permite a los equipos de marketing adquirir datos importantes sobre los
comportamientos de los consumidores y visualizar oportunidades de mejora dentro de sus estrategias.

El ciclo de ventas consta de diversas etapas para cerrar tratos con los clientes potenciales. Tiene la capacidad de informar cuál es la velocidad de las ventas, siendo esta a su vez una métrica crucial para determinar qué tan rápido están sucediendo los tratos, la canalización de las ventas y en consecuencia los ingresos.

Importancia del ciclo de ventas en una organización

En una empresa de cualquier escala o nivel, el ciclo de ventas constituye el eje transversal, en el cual se concentran los representantes de ventas o vendedores, así como también todos los departamentos de ventas en su conjunto.

Dado que resulta indispensable para determinar las expectativas que se tienen en cada una de las etapas y delimitar acuerdos para el accionar de su proceso de compra.

Sin un ciclo de ventas estandarizado, el proceso de trabajo de ventas no es homogéneo, y por tanto la comunicación de los valores de la marca se dispersan. Es necesario que las ventas respondan al mismo tono y subrayen los valores diferenciales de sus productos o servicios. Al igual que, el equipo humano no podrá optimizar el ciclo de ventas ni acortar el tiempo que demora su proceso.

Etapas que comprende el ciclo de ventas

Aun cuando no siempre se cumplan a cabalidad de la misma manera, existen algunos rasgos comunes que persiguen la mayoría de las empresas en la actualidad:

1. Prospección de clientes potenciales y generación de nuevos leads

Para la prospección y generar leads se emplean diversas técnicas para construir una base de datos que contenga a los clientes potenciales. Bien sea que se empleen las tradicionales llamadas en frío, o las más
recientes estrategias de networking, la intención es adquirir leads de calidad.

El networking y el email marketing son técnicas muy utilizadas para obtener datos inteligentes de contacto y así lograr personalizar las conversiones. Lo mejor para lograr prospectos de calidad es que existen
muchas ofertas de plataformas que ofrecen soporte para localizar clientes potenciales.

2. Contactar con los clientes potenciales

Una vez que se haya logrado identificar quiénes son los clientes potenciales, se hace preciso comenzar a trabajar en la construcción de conexiones genuinas que establezcan una conversación natural con
los futuros clientes.

Dichas conexiones deben pensarse en función de la personalización sea cual sea el canal que se emplee para comunicar. Por ejemplo, si la intención es contactar por medio del correo electrónico, es necesario
hacerlo de forma original, sencilla y atractiva, pues el índice de apertura de un correo, en líneas generales es bastante bajo, pero cuando se ha realizado un buen trabajo representa interesantes oportunidades de conversión.

Esta etapa no consiste en dar argumentos de venta completos a los clientes potenciales sino de comenzar a crear una interacción y contacto genuinos con los clientes de cara a un lanzamiento completo más
adelante.

3. La reunión comercial

Por norma, las reuniones de venta persiguen una estructura previamente establecida, y la misión aquí es ser lo suficientemente capaces de conducir al cliente en su proceso de decisión de compra. Estas
fases mantienen la coherencia del discurso:

• apertura;
• diálogo;
• cierre.

En este sentido, la pirámide que sostiene el modelo AIDA manifiesta cuatro pasos por los que el cliente atraviesa hasta alcanzar la compra:

• Atención;
• Interés;
• Deseo
• Acción.

Este modelo permite alcanzar mejores resultados en las reuniones comerciales, el cual no es otro que forzar la decisión de compra.

Para ello es necesario presentar un argumento de venta efectivo y cuidadosamente preparado. Ya que el cliente puede responder desde diferentes puntos de vista.

Muchas empresas emplean un modelo estándar y posteriormente adaptan ese modelo para cada cliente, concentrándose en sus particularidades e inquietudes para lograr mayor tasa de retención.

En esta etapa, es pertinente comunicar:

• Cómo el producto o servicio proporcionará un beneficio a su vida y generará valor en la
  misma.
• Educar al cliente empleando recursos que aumenten la confianza ante la oferta
• Demostrar cuál es la experticia que tiene la compañía en el mercado.

4. Manejo de objeciones

Esta etapa es esencial en el ciclo de venta y no debe temerse ya que representa oportunidades que se pueden aprovechar a nuestro favor. Cierto es que la mayoría de las veces los clientes plantearán objeciones y los representantes de ventas deberán responder a ella de forma segura para influenciar positivamente en las decisiones de compra.

Algunos equipos modernos usan herramientas de asistencia virtual que escuchan las conversaciones de los representantes de ventas y sugieren información para resolver la objeción, como lo es subrayar
los diferenciadores competitivos, los precios, las características de los productos y todo ello en tiempo real.

Es preciso reconocer que la principal prioridad de la reunión es sostener el diálogo, al procurar que la conversación sea natural y dinámica. Suele cometerse el error de hablar más que los clientes, cuando
ellos deben ser los que protagonicen el diálogo, y siempre se debe argumentar en función de las dudas del cliente.

Si transmitimos la sensación de amenaza todo el ciclo de ventas alcanzado hasta el momento se irá a pérdida. Debemos asumir la objeción como una oportunidad para terminar de convencer al cliente dentro de una práctica habitual para mejorar las ventas.

5. Cierre

El lapso de tiempo entre el argumento de venta y la fase final puede llevar meses. Es menester mantener un seguimiento de la reunión para seguir conservando el interés del cliente.

Para ello existen varias alternativas como enviar un correo con un resumen de lo conversado en la reunión, para reforzar el tema, e incluso hacerlo mucho más personalizado una vez que tenemos un perfil más preciso del cliente potencial.

En este punto es crucial seguir trabajando en la confianza teniendo en consideración las diferentes respuestas que puede dar el cliente en esta etapa, bien sea que el cliente decida negociar dentro de los
términos planteados, o decida proponer otras condiciones de negociación.

6. Seguimiento

En el caso que se haya logrado la firma de un contrato o una venta, los esfuerzos no deben paralizarse allí. Es necesario llevar el seguimiento de los clientes para futuros encuentros. Es un cliente que ha
confiado en la empresa y probablemente se contactará de nuevo para conversar sobre nuevos productos o servicios.

Es fundamental crear un ciclo de ventas que aborde un proceso de seguimiento completo, de comunicación constante y proactiva de cara a las inquietudes de los clientes, reconociendo
sus necesidades y poder con ello educarlos sobre nuevos productos.

6 recomendaciones para acelerar el ciclo de ventas

1. No insistir en clientes potenciales no calificados

Una de las razones más comunes que retrasan el ciclo de ventas es insistir con los clientes potenciales no calificados y de baja intención de compra.

Lo mismo significa perder tiempo y recursos en oportunidades verdaderamente esenciales. Para hacer frente a esto es conveniente añadir mayores factores de calificación que permitan conocer más sobre el cliente potencial verdadero.

2. Disminuir los tiempos de respuesta

En el trabajo del ciclo de ventas es preciso actuar con rapidez cuando se trata del cliente. Es necesario contemplar aspectos como la zona horaria, ya que es probable que los clientes se tomen su tiempo y respondan mucho más tarde de lo estipulado.

Toda la comunicación debe realizarse en aras de responder a los compromisos dentro de un periodo de tiempo determinado para alcanzar resultados más rápidos.

Manejar adecuadamente los tiempos, logra que ambas partes se comprometan y brinda mayor confianza al cliente acelerando todo el proceso del ciclo de ventas.

3. Recolectar y aportar la prueba social

La prueba social contribuye a darle la legitimidad y la autoridad necesarias para eliminar las dudas de los clientes potenciales.

Debe presentarse en forma de casos de estudios e incluso complementarse con otras marcas de renombre que hayan encontrado resultados satisfactorios con el producto, pues son indicadores que evidencian que el producto es válido.

Esto contribuirá, al igual que las anteriores, a reforzar el valor confianza en los clientes, impulsándolos a moverse dentro del ciclo más rápido.

4. Dejar atrás las objeciones

Un cliente potencial puede abandonar la conversación luego de haber encontrado una objeción a mitad de camino. Si se reconocen con antelación, pueden convertirse en objeciones innecesarias en etapas
posteriores, de manera que resulta una mejor idea aclararlas desde el principio.

El discurso que se maneje debe enfatizar las preguntas relacionadas con objeciones comunes que han manifestado otros clientes. La clave consiste en encontrar términos que sean potencialmente disruptivos y
contribuir a negociarlos cuanto antes.

El proceso del ciclo de ventas se acelera una vez que se han manifestado las objeciones en común, el cliente decide que no está dispuesto a cumplir con los términos del acuerdo y abandona la conversación, por el contrario, otro puede cerrar el trato más rápido sin estar tanto tiempo en la fase de consideración.

5. Limpiar los contactos fríos

Los clientes potenciales fríos son aquellos que abandonan el ciclo en alguna parte del proceso. Saber reconocer quienes ya no están interesados es necesario para concentrarse en quienes sí mantienen una
respuesta positiva con la marca.

Al eliminarlos, podemos continuar con otros prospectos de mayor prioridad y así los esfuerzos estarán dirigidos a concentrarse en la etapa de cierre.

Un ejemplo podría ser, marcar luego de los 12 días de haber enviado un email a aquellos que no emitieron respuesta alguna después de varios seguimientos. De este modo, podrá acelerarse el ciclo de
ventas del proceso puliendo la base de datos.

6.  Confiar en la automatización

Si manejas diferentes canales de venta donde es necesario estar atentos a cientos de clientes potenciales, se hace imposible seguir interactuando con ellos de forma manual. Es muy fácil perder la
respuesta y el seguimiento, de manera que eso repercutirá en la tasa de cierre.

Al automatizar será más sencillo hacer un seguimiento de los clientes potenciales, de aquellos que han respondido como de los que no. Así, es más seguro mantener la conversación y se evita que el
cliente quede desatendido.

Conclusión: ¿Cómo aumentar tus ventas?

Escala, la plataforma de marketing digital y ventas más completa y fácil de utilizar, es una de las opciones de CRM más acertadas al momento de automatizar diversos procesos de tu ciclo de ventas, desde la cual podrás:

• Delegar las tareas más repetitivas y cumplir con tus márgenes de venta.
• Administrar tu base de datos, distribuir esos contactos y comunicarte con ellos de
  manera personalizada para convertirlos en clientes.
• Configurar emails de respuesta automática en el tiempo preciso.
• Programar notificaciones y recordatorios.
• Disminuir el margen de error humano.
• Programar tareas claves para todo el equipo de ventas y así agilizar el proceso del
  ciclo de ventas.
•  Segmentar los contactos y asignarles etiquetas para conformar grupos diferenciados de
  clientes.

Es el momento ideal para acortar el ciclo de ventas y lograr un impacto directo en la calidad de las operaciones, su rendimiento, la moral del equipo, y por supuesto, los ingresos.

Te invitamos a conocer todas las funcionalidades de Escala para acelerar tu ciclo de ventas de forma automatizada.