Aprende a hacer inteligencia de negocios en tu organización

En un contexto de negocios cada vez más desafiante y repleto de opciones, las empresas necesitan soluciones y sistemas con mayores ventajas competitivas. Tal es el caso de la implementación de la inteligencia de negocios.

También llamada inteligencia empresarial, hace referencia al uso adecuado de los datos dirigidos a la toma de decisiones que posibilitan mejores planes de negocio exitosos.

En este artículo exploramos el concepto, sus características, beneficios, y las oportunidades de negocio que aporta a las compañías.

¿Qué es la inteligencia de negocios?

La inteligencia de negocios es un proceso impulsado por la tecnología, cuya intención es entender los datos y así ofrecer información procesable para ayudar a ejecutivos, trabajadores y gerentes a tomar decisiones comerciales.

En este proceso, las compañías recopilan datos de los sistemas de TI internos, además de otras fuentes externas, y se preparan para el análisis, consulta y visualización de datos; así como tableros e informes de inteligencia de negocios.

Todo esto, con el objetivo de que los resultados analíticos estén enteramente disponibles para los usuarios comerciales y así, tomar decisiones operativas y elaborar la planificación estratégica de la empresa.

Cabe decir que los sistemas de macrodatos son empleados como repositorios o plataformas de aterrizaje para almacenar todos los datos analíticos de la inteligencia de negocios.

Entre ellos se destacan los archivos de registro, texto, datos sensores e incluso otro tipo de datos no estructurados o semiestructurados. 

Sin embargo, estas herramientas son fáciles de utilizar, ya que se manifiestan por medio de informes, tablas, paneles y gráficos y se emplean para obtener información sobre el rendimiento de la empresa.

La inteligencia de negocios no se trata de decirle a los usuarios qué es lo que deben hacer o qué sucederá ante diversos escenarios, además no sólo se limita a la generación de informes.

Se trata de ofrecer un modelo de análisis para que las personas puedan examinar los datos y así comprender cuáles son las tendencias y extraer información.

Importancia de la inteligencia de negocios para las organizaciones

A continuación, veamos algunas de las razones más importantes para que la inteligencia de negocios forme parte de la estrategia empresarial.

1. Mejora las relaciones comerciales

En líneas generales, el papel de la inteligencia de negocios se concentra en optimizar las operaciones comerciales de la organización mediante el análisis de datos de sumo interés.

Se ha demostrado que las empresas que saben aplicar con destreza las herramientas y técnicas de inteligencia de negocios logran traducir los datos recopilados en información valiosa sobre sus procesos y estrategias comerciales.

2. A mayor conocimiento, mejor capacidad de decisión

Estos conocimientos contribuyen a tomar mejores decisiones comerciales para lograr un aumento en la productividad empresarial, así como contribuir a un crecimiento comercial acelerado que repercuta en mayores ganancias para la organización.

3. Permite la toma de decisiones basadas en datos

Sucede que, sin inteligencia de negocios, las organizaciones no están en capacidad de aprovechar con facilidad la toma de decisiones basada en datos.

Es común que los ejecutivos y trabajadores soporten sus decisiones comerciales tomando en consideración otros factores como el conocimiento acumulado, la intuición y las experiencias previas. Con estos sistemas el aumento del ROI es mucho más evidente.

Beneficios de la inteligencia de negocios

1. Mayor calidad en los procesos y reducción de gastos

Para que una empresa labore de la manera armónica, lo principal es reconocer que todo el equipo humano de la empresa requiere de información correcta que le permita ejecutar sus tareas en consonancia con los objetivos de la organización.

Por desgracia, aun son muchas las empresas que desconocen la importancia de estar enteramente conscientes de la cantidad de trabajo y de los recursos que se precisan para hacer llegar de forma comprensible y fidedigna a todo el recurso humano.

Por otra parte, el costo que representa no hacerlo, perjudica a la organización, ya que contribuye a tomar decisiones incorrectas.

Por ello, un buen sistema de inteligencia de negocios es aquel que disminuye el margen de error y favorece que el talento humano se dedique a labores estratégicas y de análisis de la información.

2. Incrementa la habilidad para la toma de decisiones

Contar con un sistema de información que sea relevante, permite estar al día con las métricas y tomar decisiones que se ajusten a las realidades tanto de la empresa como del mercado, sobre la base de datos confiables.

De este modo, la empresa amplía su abanico de posibilidades y puede comenzar a desarrollar otros proyectos de cara a su crecimiento y posicionamiento dentro del mercado, logrando hacer un análisis viable de los beneficios potenciales y costes.

3. Mejora su capacidad de respuesta

Con las herramientas de inteligencia de negocios es más fácil manejar la información de la empresa, así como apreciarla de manera visual e intuitiva, lo que nos permite detectar errores.

En este sentido, es recomendable programar notificaciones cuando se presente un valor fuera de los parámetros previamente configurados. De manera que el sistema reconozca las anomalías, que bien podrían ser, descenso de ventas, disminución de productos en stock, entre otras.

4. Contribuye a una mayor comprensión del negocio

Los sistemas de inteligencia de negocios presentan formatos visuales y atractivos que hacen mucho más amena la comprensión del negocio y de los datos.

Los mismos se reconocen por brindar diferentes puntos de vistas, que permiten abordar el panorama desde prismas diversos, lo cual contribuye a una comprensión más amplia de las dinámicas del negocio, en aras de reconocer si las estrategias funcionan o no.

Herramientas de la gestión de datos

Las herramientas que emplean los departamentos de inteligencia empresarial se pueden distribuir en tres amplios grupos.

Por un lado, se encuentran las herramientas de los sistemas de información, mientras que por el otro, los sistemas de análisis y visualización. 

Data Warehouse

Es la herramienta para el almacenamiento de datos que tiene como intención guardar la información organizadamente para que siempre esté disponible.

La misma puede tener varios orígenes de datos. Uno de ellos lo conforma la aplicación de la empresa, lugar donde se registran el total de sus transacciones, la cual es remitida a la base de datos transaccional. Otro origen de los datos puede encontrarse en fuentes externas.

ETL: Sistemas de extracción, transformación y carga

En inglés (Extrac, Transform and Load) se encarga de extraer los datos, transformarlos y volverlos a respaldar en la base general. Es una de las herramientas más importantes, ya que permite reparar el total de los datos dependiendo de las necesidades y objetivos buscados.

Datamart

Es un conjunto de datos, su origen se encuentra en un warehouse y han sido creados para ser usados dentro de un área o ámbito específico.

Si la empresa tiene un warehouse donde almacena todos los datos, pero a su vez emplea un datamart para preparar los datos, logra que estén disponibles en un área de negocio concreto.

Por ejemplo, en un departamento de marketing, un datamart podría enfocarse en realizar segmentaciones para la clasificación de clientes, transformando los datos de acuerdo con las necesidades de este departamento.

Cubos OLAP

Cubos OLAP proviene de las palabras en inglés On-Line Analytical Processing. Este sistema se distingue por su capacidad para el análisis de métricas en distintas dimensiones, una de ellas podría ser la fecha, categoría o importes de venta.

Es uno de los más populares ya que contribuye a satisfacer todas las necesidades de información y administración de datos que solicitan las empresas.

CRM

Los sistemas CRM (Customer Relationship Management) constituyen la fuente de información más valiosa a la hora de entender cuál es la relación que la empresa posee con cada uno de sus clientes.

Si bien esta información puede integrarse con los datamart, se trata de analizar la interacción que la organización ha desarrollado con sus clientes. Además, es un recurso muy valioso para convertirlos en clientes fieles y construir relaciones a largo plazo.

Haciendo uso de un CRM podrás:

• Manejar una base de datos inteligente;
• Organizar tus oportunidades de venta, identificando cuáles son tus clientes potenciales más valiosos;
• Aumentar tus ventas en función de métricas relevantes;
• Obtener datos clave e identificar patrones de comportamiento, que luego te servirán para mejorar la relación con tus clientes.

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Data Like

Se trata de un gran conjunto de datos los cuales se almacenan en la nube con la intención de ser analizados a futuro. Los datos guardados pueden ser tanto estructurados como no estructurados.

Algunas prácticas para implementar la inteligencia de negocios en tu organización

La aplicación de la inteligencia empresarial no se limita a saber elegir las herramientas adecuadas, también requiere del apoyo adecuado de la organización y su gente. A continuación, presentamos algunas prácticas de utilidad.

1. Cerciorarse de que las herramientas satisfagan todas las necesidades de la empresa

Antes de adquirir la herramienta de inteligencia de negocios, es prudente analizar que el instrumento realmente represente una solución para la organización.

Planifica cómo se espera que la empresa utilice la herramienta, compara con la lista de funciones de inteligencia comercial anterior, para así comprender cuáles son las prioridades que necesita la nueva estrategia.

En este sentido, cada herramienta de inteligencia de negocios ofrece ventajas y desventajas, por ello hay que evaluar qué características son las más importantes para la organización y con base en esto, elegir la solución que mejor se adecúe a tus necesidades.

2. Establecer la canalización de datos de trabajo

Para obtener resultados relevantes con la herramienta de inteligencia de negocios es preciso tener entradas significativas. Para ello, es necesario contar con una canalización de datos funcional dentro de la recopilación y almacenamiento de datos antes de la fase de análisis, pues, si los datos no están limpios, es más difícil trabajar.

Por el contrario, si los datos no son exhaustivos, puede dar como consecuencia un sesgo en los resultados. Es preciso asegurarse que los datos estén estructurados y organizados antes de comenzar a analizarlos.

En líneas semejantes, las personas que administran los datos deben estar sincronizadas con lo que los usuarios y clientes necesitan, para que el análisis sea útil y procesable.

3. Fomentar el uso activo de herramientas de inteligencia empresarial

La educación sobre el manejo de herramientas es fundamental para garantizar que los usuarios obtengan información precisa de los datos. Aún cuando estas interfaces son cada vez más intuitivas, aprender a trabajar con ellas requiere de paciencia. Por esta razón, los líderes de equipo y los ejecutivos deben canalizar la energía de participación para respaldar el esfuerzo.

Bien es cierto que, mientras más personas empleen las herramientas de análisis, más efectiva será su implementación para todo el equipo, y podrá realizarse una toma de decisiones informada.

La inteligencia de negocios: su papel en las organizaciones de hoy

La introducción de un sistema de inteligencia de negocios pretende vincularse a una estrategia empresarial que tenga como objetivo impulsar el rendimiento integral, y aumentar su competitividad.

En el entorno actual la accesibilidad a los datos en la nube ha conquistado el corazón de las empresas, que en su mayor parte la consideran una herramienta básica para organizar y asegurar los datos guardados.

Por su parte, el Internet de las Cosas (IdC) va adquiriendo mayor fuerza vinculándose también, en un futuro más cercano, en la captación de los datos de las experiencias de los usuarios, analizando la relación en torno a los productos y servicios.

Cabe aclarar que el concepto de inteligencia empresarial no es nada nuevo, pues se viene desarrollando desde los años 60.

En estas últimas dos décadas ha vivido una constante y acentuada evolución que se dirige hacia modelos mucho más efectivos y adaptables al entorno empresarial y tecnológico de hoy. 

A su vez, se relaciona estrechamente con otros conceptos como macrodatos o Big Data, e incluso CRM, para hacer alusión a la toma de decisiones empresariales que se basan en el estudio y gestión de grandes volúmenes de datos y en la automatización de procesos.

Conclusiones

La inteligencia de negocios optimiza la forma en la que una empresa aborda la toma de decisiones mediante el uso de datos, en cuestiones relativas al pasado y presente.

La versatilidad de estas herramientas les permite a los equipos de una organización realizar un seguimiento de las métricas clave y organizarse de acuerdo con sus objetivos.

Lo mejor es que las herramientas de inteligencia de negocios más modernas trabajan con soluciones de autoservicio para lograr que las partes interesadas tengan acceso a los datos y los exploren por sí mismos.

Por ello, es importante recalcar que la inteligencia de negocios es una inversión clave para hacer que un negocio actúe informado por los datos.

Cuando una herramienta de este tipo se emplea en consonancia con los casos de uso de una empresa, contribuye a liberar el tiempo que se demora en tomar medidas significativas para el avance de la organización.

Ahora ya sabes sobre la inteligencia de negocios como enfoque estratégico puede aportar a tu organización. Solicita una prueba de Escala y haz crecer tu negocio en línea.