Cómo crear una firma de email profesional y herramientas gratuitas para hacer la tuya

Solo la palabra “Atentamente” y escasos datos personales son un ejemplo perfecto de cómo desaprovechar todo el potencial que tiene una firma de email para tu negocio. ¿Sabías que las firmas de email pueden ser también una estrategia para atraer nuevas oportunidades de negocio?

Firmas de email con bloques de texto demasiado largos, otras que no se ven bien en dispositivos móviles, con imágenes borrosas y saturadas de elementos innecesarios, son algunos de los síntomas principales que hemos detectado en diferentes firmas de emails.

En este artículo te presentamos cuáles son los elementos principales que debe tener una buena firma de email, recomendaciones estratégicas que te serán de gran ayuda, ejemplos de firmas que te servirán de inspiración para que puedas crear la tuya y 3 recomendaciones de generadores de firmas que harán del proceso algo muy sencillo.

Empecemos.

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Elementos principales de una buena firma de email

Ilustración en referencia a los elementos principales de los mejores ejemplos de firma de email profesional

Estos son algunos de los elementos principales que debes tener en cuenta para tu firma de email profesional.

Nombre y apellido
Cargo o departamento al que pertenece
Dirección de correo electrónico corporativa y número de teléfono
Foto o logotipo y nombre de la empresa
Dirección física de la empresa
Íconos de redes sociales de la empresa

Nombre y apellido

Puede parecer un elemento prescindible incluso de mencionar, sin embargo es el primer punto de generación de confianza en quienes reciben tus emails, a saber, para conocer quién está enviando el mensaje. Por esta razón debe ser la primera línea de texto en tu firma de email profesional. No es necesario firmar tus emails con tu nombre completo, generalmente basta con incluir tu primer nombre y primer apellido.

Cargo o departamento al que perteneces

Tu firma de email se trata de credibilidad y representar a una marca o empresa (con alto reconocimiento), dota de confianza el nombre de quien envía el email. Y así como tu nombre le indica al receptor quién envió este email, tu cargo le indica, no solo en representación de qué empresa le estás hablando, sino también si eres del departamento adecuado para ayudarle.

Este elemento es indispensable para dar contexto al receptor acerca de si es contigo con quien debe continuar la conversación o se hace necesario redireccionarla hacia alguien más, ya sea de otro cargo o departamento, por ejemplo, no es lo mismo conversar con alguien de ventas que con alguien de soporte.

Dirección de correo electrónico y número de teléfono

Tu firma de email también debe facilitar nuevos potenciales negocios. Puede sonar contradictorio incluir tu dirección de correo electrónico en tu firma de email ya que desde esta misma dirección se envían estos emails. Sin embargo, tus emails no siempre se quedan en la bandeja de entrada de tus destinatarios y al ser reenviados, estos nuevos destinatarios pueden llegar a tener interés en comunicarse contigo directamente y no ser tan sencillo para ellos. Así las cosas, incluir tu dirección de correo y tu teléfono en tu firma puede ser la puerta de entrada para nuevas oportunidades de negocios. Trata tu firma de correo electrónico como una tarjeta de presentación.

Foto o logotipo y nombre de la empresa

Incluir una foto en tu firma de correo electrónico, es el toque personal ideal para que tus destinatarios conozcan a quien les envía este email. Considera incluir una foto profesional en tu firma de email para generar conexión con tus lectores al ponerle una cara al nombre del remitente.

Siguiendo con la línea de pensamiento del cargo y departamento al que perteneces dentro de la empresa, incluir el logotipo y nombre de la empresa en tu firma de email ayuda a potenciar la identificación de la misma. Principalmente en ámbitos de correos electrónicos comerciales, este es un elemento muy importante para agregar más reconocimiento de marca al correo electrónico.

Dirección física de la empresa

Si tu negocio funciona principalmente en una ubicación física, por ejemplo; tiendas físicas, restaurantes o diferentes tipos de negocios locales, este elemento puede ser de gran ayuda para tus clientes potenciales. Incluir un texto de indicaciones de cómo llegar con un enlace de Google Maps incrementará notablemente las posibilidades de recibir visitas de clientes potenciales.

Íconos de redes sociales de la empresa

Por tus redes sociales te conocerán. Si hablamos de facilitar los medios de contacto, las redes sociales son el camino favorito de los clientes, al incluir las redes sociales oficiales de la empresa, tus potenciales clientes tendrán una nueva (y más cercana) manera de seguir la marca, su contenido e intereses y más importante aún, de comunicarse con ella. Todo esto fortalecerá la credibilidad de una empresa.

Otro factor importante es cuidar la comunidad en redes sociales, responder comentarios y preguntas de los usuarios y brindar atención rápida a los clientes es fundamental. Por esta razón asegúrate de mantener tus redes sociales actualizadas y publicar contenido relevante para tus seguidores.

Cómo hacer una buena firma de correo

Ilustración en referencia a cómo hacer una buena firma de email profesional

Las firmas de correos electrónicos pueden apoyar tus objetivos de negocio siempre y cuando cumplan con recomendaciones visuales y técnicas para su optimización. Aquí te compartimos algunas recomendaciones:

Prioriza la información personal y de contacto
Manténla simple pero funcional
Utiliza llamados a la acción (CTA)
Incluye un prefijo internacional en el número de teléfono
Optimízala para dispositivos móviles
Realiza pruebas antes de enviar tus emails

Prioriza la información personal y de contacto

Como lo hemos venido diciendo, el nombre y apellido es lo primero. Nada es más importante que una presentación adecuada para establecer una conversación. Inmediatamente después, indicar el cargo, departamento y empresa a la que se representa, ayuda a contextualizar y dar credibilidad a quien envía el email, incluir logotipo y nombre de marca potencia dicho objetivo y la confianza y la seriedad con la que el destinatario puede tomar el email que recibe.

Luego de la información personal que le “pone cara” al remitente, se hace necesario facilitar el contacto de regreso, para esto sugerimos incluir la dirección de correo electrónico y opcionalmente el número de teléfono. Como lo mencionamos en la sección anterior, su firma de email bien puede ser tratada como una tarjeta de presentación y una oportunidad para abrir puertas a nuevos negocios.

Manténla simple, pero funcional

La utilización de los colores corporativos y ser consistente al branding de la marca en todas las acciones que se tomen, es indispensable. En este orden de ideas, la firma de email no es la excepción. Esta debe ser concisa, es decir, dar la información necesaria y no estar cargada de elementos que no aporten a su objetivo fundamental. Por ejemplo; elementos gráficos ligeros, banners e imágenes pequeños y bloques de texto corto.

Utiliza llamados a la acción (CTA)

Un llamado a la acción es una invitación que se puede ubicar en tus landing pages, publicidad o contenidos, que le indica a las personas qué acción deben realizar inmediatamente, ya sea suscribirse, recibir más información o hacer una compra y como ya lo debes suponer, las firmas de email también son una oportunidad para utilizar llamados a la acción.

Conoce 30 ejemplos de llamados a la acción.

Los llamados a la acción deben definirse con base en los objetivos de negocio, por tanto deben estar siempre actualizados para apoyar el cumplimiento de dichos objetivos. Por ejemplo; “reserva una cita con el representante comercial” si eres una PYME de servicios, “ve nuestra última colección” si se trata de una tienda en línea o “haz tu donación aquí” si hablamos de una fundación sin ánimo de lucro.

Esta acción puede potenciar tus objetivos de negocio dado que no suenan como un argumento de venta ni se presentan como llamados a la acción agresivos sino más bien como una línea de texto súper conectada con la empresa y con la persona que envía el email.

Incluye un prefijo internacional en el número de teléfono

Si envías emails a potenciales clientes en diferentes países, incluir el código de tu país en tu número de teléfono es una excelente práctica. Recuerda que se trata de dar la mayor cantidad de información posible, facilitar el contacto y potenciar objetivos de negocio manteniendo la firma de email simple pero funcional.

Si trabajas con personas de todo el mundo, no olvides el prefijo del código de tu país cuando incluyas tu número de teléfono. Muchas personas pasan por alto esto si no están acostumbradas a marcar prefijos internacionales, pero es realmente útil para tus colegas y clientes internacionales.

Optimízala para dispositivos móviles

No hace falta recordar que la mayor parte del tráfico en Internet hoy es móvil. Así, crear una firma de email compatible con dispositivos móviles es prioritario. Los bloques de texto, las imágenes e incluso los enlaces y botones, deben ser amigables con estos dispositivos. Para esto te recomendamos apoyarte en herramientas de generación de firmas de email de las que hablaremos más adelante.

Realiza pruebas antes de enviar tus emails

Asegúrate de que tu firma de email se vea correctamente en diferentes dispositivos, clientes de correo electrónico e incluso navegadores de Internet. Realiza los ajustes necesarios y corrige hasta que tu firma de email funcione correctamente. Todo esto antes de enviar tus emails, recuerda; la experiencia de usuario de tus destinatarios lo es todo. Tal vez tu firma de email no cumpla con el 100% de los requisitos pero al menos puedes acercarla al funcionamiento ideal esperado sin ser perfeccionista.

6 ejemplos de firmas de correo electrónico profesionales

A continuación te presentamos 6 ejemplos de firmas de email que utilizan muy bien los elementos principales de los que hemos venido hablando de manera simple y concisa, que corresponden a un branding puntual y apoyan los objetivos de negocio. Empecemos.

1. Firma de email sencilla

Este ejemplo incluye varios elementos que mencionamos anteriormente

Nombre y apellido
Cargo y empresa (con enlace al sitio web)
Número de teléfono

Todo debidamente organizado en bloques de texto corto.

Ilustración en referencia a una firma de email sencilla como ejemplo de una buena firma de email profesional

2. Firma de email sencilla con logotipo

Este ejemplo complementa perfectamente el anterior ya que cuenta con más personalización consistente con el branding de la empresa.