¿Qué es un Workflow y para qué le sirve a tu empresa?

Si te preguntas qué es un Workflow y cómo puedes utilizarlo en tu empresa, ¡llegaste al lugar indicado! 

En este artículo te contaremos lo que debes saber sobre los Workflows o flujos de trabajo, en qué te pueden ayudar y cuál es su impacto en una empresa.

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¿Qué es Workflow desde un punto de vista de negocio?

Empecemos por definir qué es un Workflow. Pues bien, se trata de una secuencia que se ejecuta de manera rutinaria con el objetivo de automatizar procesos para mejorar la productividad de un equipo o empresa. 

Por lo tanto, esta manera de organizar los procesos a través de una secuencia de tareas permite conectar las labores de distintas áreas o personas de un mismo equipo, así como las plataformas tecnológicas que usan a diario. Desde la posibilidad de comunicar información importante a nivel interno, hasta el seguimiento a clientes potenciales a través de correo electrónico. 

Sabemos que es una definición muy general, pero realmente, este tipo de automatizaciones pueden ser empleadas de muchísimas formas. La clave estará en definir de manera adecuada la lógica detrás de cada uno de los pasos y tareas.

¿Cómo crear un Workflow para tu negocio?

Ahora que sabes qué es un Workflow debes tener en cuenta que, aunque un Workflow puede ser una herramienta para manejar tus procesos de forma manual, lo ideal es utilizar la tecnología a favor de tu empresa. 

Lo más importante será definir cuál es el objetivo o la fricción que se identifica en un proceso determinado y a partir de ello, definir la forma indicada de facilitarlo con una automatización. Los pasos para crear un Workflow son:

• Establecer los objetivos.
• Modelar.
• Implementar.
• Medir los resultados.

Recuerda que necesitarás adquirir una plataforma o herramienta para generar flujos de trabajo automatizados con tareas, notificaciones, segmentaciones, condicionales, etc. 

Establecer los objetivos del Workflow

Tal como lo mencionamos al inicio, plantear el objetivo siempre será indispensable si quieres tener resultados positivos al implementar tu Workflow. 

No se trata de crear flujos de trabajo sin razón o solo por crearlos. Debes comenzar por necesidades precisas que requieren ser resueltas, trata de llevarlas a un objetivo concreto y de tener en cuenta la información que tienes disponible.

Además, al plantear tu objetivo también debes pensar en qué factores o indicadores clave tendrás en cuenta al momento de medir la efectividad de tu Workflow, así, al llegar a esta etapa de resultados, sabrás exactamente si ha sido exitoso o requiere de mejoras.

Modelar o diseñar un flujo de trabajo

Un dibujo o esquema es la clave del éxito en este paso, pues se trata de que puedas entender visualmente cómo se llevará a cabo el proceso con el apoyo del flujo de trabajo. 

Esto es ideal para contemplar todos los escenarios y entender mejor cuáles son los actores involucrados, en qué momento se debería detener un flujo o generar ramificaciones, etc. Más adelante te daremos detalle de cómo lograrlo de manera exitosa.

Implementar el Workflow

Antes de implementar un Workflow en tu empresa siempre será fundamental que el equipo o las personas involucradas reciban algún tipo de inducción frente a cómo funciona, esto les permitirá saber qué esperar y cuándo deben intervenir.

Por otro lado, también será necesario realizar múltiples pruebas para identificar los detalles que se pueden afinar antes de lanzarlo oficialmente.

Medir los resultados de tu Workflow

Puedes definir un período de prueba en el que estarás midiendo los resultados y llevando a cabo las mejoras correspondientes. 

Es claro que medir siempre será indispensable cuando has definido un objetivo, solo así podrás saber si se ha logrado aquello que tu empresa se había propuesto. En caso de no lograrlos, tendrás que replantear el diseño de tu Workflow y medir su rendimiento.

En este paso, podría ser de ayuda que las personas involucradas en el proceso te brinden retroalimentación de cómo ha funcionado y si hay fricciones que persisten o se han reducido.

¿Cómo modelar y automatizar un flujo de trabajo?

Ahora hablemos de cómo modelar y automatizar un Workflow, pues bien, para ello necesitarás empezar por dibujar el proceso teniendo en cuenta: 

• Etapas del proceso
• Tareas que surgen en cada etapa
• Responsables de cada tarea
• Tiempos entre tareas
• Información necesaria para avanzar en el proceso 
• Excepciones o ramificaciones

Etapas del proceso

Esta es la forma de tener una vista general de cuál es el proceso, al dividirlo por etapas podrás comprender mejor los pasos que son claves en la secuencia para que esta sea exitosa.

Tareas que surgen en cada etapa

Ahora que tienes claras las etapas, vamos a empezar a acercarnos a cada una de ellas con lupa. La intención es identificar los subprocesos o aquellas tareas que deben realizarse dentro de esa etapa antes de avanzar a la siguiente. 

Aquí te recomendamos tomarte unos minutos para conversar con las personas que participan del proceso, ya que, son ellas quienes pueden darte más luz sobre las tareas que ejecutan y que son indispensables en cada etapa.

Responsables de cada tarea

Para que el sistema de Workflow funcione correctamente será esencial que tengas claros los responsables de cada tarea que surge a lo largo de un proceso determinado. 

Es decir, no basta con conocer las tareas, pues si no son asignadas a una persona específica, seguramente podrán pasarse por alto con facilidad.

Tiempos entre tareas

Otra de las claves para que tu flujo de trabajo contemple cada detalle, es conocer cuáles son los tiempos máximos que deben darse entre una tarea y la siguiente. 

De hecho, algunas plataformas te permitirán enviar notificaciones y recordatorios a las personas involucradas, con el fin de garantizar que el equipo no pierda de vista las actividades pendientes.

Información necesaria para avanzar en el proceso

Este es un punto de gran relevancia al momento de diseñar un Workflow para tu empresa. Aquí tendrás que prestar atención a los datos con los que se debe contar antes de avanzar al siguiente paso.

Por ejemplo, si identificas que para que la tarea subsecuente pueda llevarse a cabo con éxito, necesitas tener claro cuál es el presupuesto del cliente, entonces podrás asegurarte de que ya se cuenta con esa información.

Excepciones o ramificaciones de un Workflow

Al momento de dibujar el sistema de Workflow, será indispensable identificar si según ciertas condiciones el proceso puede variar. Esto te permitirá reconocer cuáles serían las ramificaciones en el flujo de trabajo y cómo podrán activarse.

Crea Workflows con Escala

Después de conocer qué es un Workflow, cómo le ayuda a tu empresa y de qué manera puedes diseñarlo, seguramente te estás preguntando cómo empezar a trabajar en ello. ¡Te tenemos la respuesta!

Pues bien, tal como lo hemos mencionado a lo largo de este artículo, apoyarse en la tecnología es muy importante para crear un Workflow que le permita a tu empresa ahorrar tiempo, automatizar procesos repetitivos, programar recordatorios, etc.

Escala es una herramienta todo en uno que te brinda la tecnología de automatización necesaria para que tu empresa pueda ser más eficiente. 

Por ejemplo, podrás comunicarte con tus leads de forma personalizada a través de una secuencia de correos que se envía automáticamente, una excelente forma de ahorrar tiempo en el proceso de ventas. 

Adicionalmente, será ideal para ayudar a tu equipo de ventas a no perder de vista sus tareas o actividades clave dentro del proceso. Así podrán dar el siguiente paso en el momento preciso. 

¿Te gustaría hacer una prueba? Crea tu primer WorkFlow con Escala.

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