Qué es un CRM y cómo puede ayudarte a vender más

No contar con un CRM es sinónimo de perder dinero en ventas. No brindar atención rápida y oportuna a tus potenciales clientes es producto de información de poca calidad, confusa o incompleta y un CRM puede ser la solución a todos estos problemas.

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Las hojas de cálculo pueden funcionar como una solución transitoria para un negocio que genera pocos leads, a medida que la demanda por tus productos y servicios crece, este modelo de trabajo se hará insostenible dado el volumen de información que obtendrás producto de tus esfuerzos de marketing y ventas.

Por eso hoy hemos decidido crear esta guía para contarte qué es un CRM, para qué sirve y cómo funciona a nivel de negocio y técnico, para entender cómo esta herramienta de software puede ayudar a empresas como la tuya a crecer sus resultados de negocio en el mundo digital. Empecemos.

Qué es un CRM y para qué sirve

Antes de hablar de qué es un CRM, necesitamos mencionar el significado de las siglas. CRM es una palabra que adoptamos del inglés y que significa Customer Relationship Management. Traducido al español significa “Gestión de relaciones con los clientes”.

Ahora bien, un CRM es un software que ayuda a optimizar las relaciones con los clientes que establecen las empresas, dueños de negocios o ejecutivos de venta en su día a día. En resumen, este software te permite recopilar y gestionar toda la información de tus clientes en un solo lugar, para que luego puedas llevar a cabo acciones de marketing y venta hasta lograr la venta y fidelizar a tus clientes.

Un CRM es la mejor alternativa para reemplazar bases de datos depositadas en hojas de cálculo enormes y complejas de procesar para todos los colaboradores de tu empresa. A continuación te explicamos algunas maneras en las que te ayuda un CRM:

  • Un CRM es la mejor y más funcional base de datos para la información de tus clientes y oportunidades de venta
  • Almacena toda la información de comportamiento de tus clientes, conversaciones, llamadas, emails enviados, notas de tus vendedores, etc.
  • Todos tus colaboradores pueden acceder a esta información en tiempo real, sin necesidad de enviar hojas de Excel por correo electrónico

Si quieres saber más, lee nuestra guía de: Qué es un CRM y para qué sirve.

Cómo funciona un CRM a nivel de negocio

Aún en su nivel más básico, un CRM no es tan solo una base de datos para almacenamiento de información, sino que a través de los datos que recopila, te puede ayudar a responder preguntas importantes para tu empresa.

Preguntas importantes para los negocios

Una empresa enfocada en su crecimiento como negocio, tiene que hacerse al menos estas preguntas básicas:

  • Cuántos leads se generaron el último mes
  • Cuántos de esos leads se convirtieron en clientes
  • Cuál es la tasa de conversión de visita a lead y de lead a cliente
  • Cuál es el tiempo promedio de conversión a cliente

Una empresa aún más enfocada en su crecimiento, puede responder las siguientes preguntas:

  • Qué campaña generó leads de mayor calidad
  • Cuál landing page tuvo mayor conversión a lead
  • Cuál de sus emails está generando mejores resultados

Esto es solo un ejemplo básico de preguntas importantes que los negocios no deben parar de hacerse y para las que un CRM puede ayudar a responder rápidamente.

Así funciona un CRM a nivel de negocio

  • Registra la información que tus potenciales clientes envían en tu canal de adquisición y conversión; formularios, conversaciones de WhatsApp o de cualquier red social, correo electrónico, etc.
  • Crea oportunidades de ventas para los leads con mejor calificación
  • Configura las etapas de tu embudo de ventas para que puedas gestionar y medir efectivamente tu proceso de ventas
  • Agenda llamadas de seguimiento para tus potenciales clientes más interesados
  • Crea plantillas personalizadas para tus mensajes de correo electrónico para enviarla a tus leads, ya sea emails de bienvenida, recordatorios de contactos o de confirmación de la compra
  • Automatiza la asignación de tareas que apoyen tu proceso de ventas, ya sea, nuevamente, mensajes de bienvenida, asignación de llamadas de calificación, recordatorios a tus ejecutivos, asignación de propietarios de leads, etc.

Para saber más sobre cómo funciona un CRM para tu negocio, lee nuestra guía de: Qué es un CRM y cómo mejora tu marketing.

Cómo funciona un CRM a nivel técnico

Habiendo mencionado ya cómo funciona un CRM, es momento de compartir contigo algunas de las características técnicas de los CRMs. Estas características se convierten inmediatamente en beneficios económicos para tu empresa, ya que algunas de estas características, por ejemplo, ahorran altos costos de mantenimiento y soporte.

No requiere instalación local

Los CRMs funcionan en la nube, es decir, que se puede acceder a ellos desde cualquier dispositivo, ya sea móvil o computadora de escritorio, contando tan solo con conexión a internet.

En el caso de nuestro CRM, basta con que el usuario haga clic en el botón “Ingresar” en nuestra página de inicio, para que sea redireccionado a la página de login del CRM y una vez ingrese sus datos de inicio de sesión, puede comenzar a utilizar el CRM.

Información en tiempo real

Dado que los CRMs funcionan en la nube, la información se mantiene actualizada en tiempo real y disponible para su consulta 24/7, no importa si hay un corte de energía eléctrica o de internet en la empresa, la información guardada está a salvo.

De esta forma, los colaboradores con acceso al CRM tienen siempre a la mano información oportuna sobre los clientes, pasos a seguir y oportunidades de venta, tareas asignadas y nuevos leads para tomar y gestionar.

Equipo de soporte a disposición

Un beneficio adicional que brindan los CRMs que funcionan en la nube, es que le ahorran a tu empresa la necesidad de tener un departamento o equipo de sistemas para brindar soporte en caso de alguna caída o error del CRM, para esto, cada empresa de software pone a disposición de sus clientes, un equipo de soporte en línea que ayudará en caso de cualquier eventualidad.

Actualizaciones automáticas

Un CRM alojado en la nube tampoco requiere de actualizaciones o mantenimiento de la plataforma ya que de estas tareas se encarga el mismo equipo de desarrollo y soporte de la empresa proveedora del CRM, equipos que están siempre a disposición de las empresas clientes que lo requieran.

Cómo un CRM ayuda a tu empresa a vender más

Un CRM es un apoyo fundamental en al menos 3 de las principales etapas del ciclo de ventas de toda empresa; prospección, seguimiento de ventas y acciones de apoyo para el cierre de la venta. Estas son algunas de las funciones que realiza un CRM para ayudar a tu empresa a vender más:

Prospección y generación de leads

Casi todos los problemas de ventas de una empresa se solucionan prospectando más y mejores leads. El primer paso para incrementar las ventas de una empresa es generar demanda y clientes potenciales interesados en sus productos o servicios, esto a través de conectar los canales para adquirir nuevos clientes con una misma base de datos para hacer accesible dicha información.

Para apoyar tus procesos de prospección, un CRM no solo te permite almacenar la información de tus potenciales clientes en una base de datos optimizada para la venta, sino también recibir y almacenar esta información proveniente de tus formularios y landing pages en las que generas tráfico.

Y para apoyar tus procesos de calificación de leads, es decir, permitirte identificar qué leads tienen más probabilidades de convertirse en clientes, un buen CRM te facilita una funcionalidad de lead scoring, en la que de acuerdo al comportamiento de tus clientes potenciales, se le das una calificación para que puedas priorizar adecuadamente tus acciones de ventas y seguimiento comercial.

Seguimiento del proceso de ventas

No todos los clientes potenciales están preparados para comprar de forma inmediata y dependiendo del valor promedio de tus servicios, este proceso de decisión final de compra puede tomar días, semanas o incluso meses, es ahí cuando el seguimiento de ventas se hace importante.

Un CRM te permite acompañar a tus clientes a través de cada paso del embudo de ventas, desde el momento en que conocen tu marca y establecen el primer contacto solicitando más información, hasta el momento en que se realiza la compra e incluso recomiendan la marca con sus cercanos.

Esto a través de etapas que puedes personalizar en el embudo de ventas de tu CRM, un ejemplo de cómo puedes configurar tus etapas:

  • Prospecto: Se puso en contacto con tu empresa y solicitó más información
  • Conectado: Un ejecutivo se puso en contacto con este lead para calificación
  • Calificado: Se sabe si este lead cumple con los requisitos para avanzar en el proceso de venta o no
  • Propuesta realizada: Se envió una propuesta comercial, se debe hacer seguimiento para cerrar el trato
  • Oportunidad ganada o perdida: Se logró la venta o no

A través de esta funcionalidad, un CRM busca medir el éxito de las actuales estrategias de venta, buscar mejoras que se podrían realizar y ayudarte a ser cada vez más efectivo en tus procesos comerciales con tus clientes.

Estrategias de marketing de apoyo

Ningún proceso de ventas serio se tratará de hacer una llamada, colgar y olvidar para siempre. Todo proceso de ventas requiere del apoyo de tareas complementarias y de seguimiento para apoyar la decisión de compra de los clientes potenciales.

Un buen CRM, te permite configurar y automatizar, entre otras cosas, campañas de correo electrónico de seguimiento y nutrición de leads (como envío de contenidos valiosos para nutrir la relación), acciones de remarketing, es decir, mostrar campañas de anuncios a personas que ya visitaron tus landing pages o tuvieron algún contacto previo con tu marca a través de algún canal digital e incluso, asignar recordatorios de llamadas de seguimiento a tus leads.

El objetivo de un CRM será ayudarte a incrementar la recordación de tu marca en la mente de tus consumidores, mantener esa relación fresca y vigente y evitar, a toda costa, que tus oportunidades de venta se enfríen.

Cómo puede ayudarte el CRM de escala

Escala es el CRM todo en uno más fácil de usar. Puedes solicitar una prueba gratuita y empezar a probarlo. Se te asignará un gerente de cuenta que te ayudará a definir un plan para el crecimiento de tu negocio a través de nuestra metodología que ha sido probada, se divide en 4 etapas:

  • Planificación: Tu gerente especialista se encargará de apoyarte a ingresar de manera perfecta tus operaciones al CRM, definir pasos a seguir y todo los puntos clave que necesitas para sacar el máximo provecho del CRM.
  • Configuración: Importaciones, configuraciones técnicas y personalización del CRM de acuerdo a tus necesidades específicas.
  • Producción: Lanza tu primera campaña de marketing y prepara a tu equipo de ventas para responder adecuadamente a la demanda generada.
  • Optimización: Monitorea, encuentra y resuelve oportunamente tus puntos de mejora, define próximos pasos de acuerdo a lo que mejor te funciona y sigue potenciando el crecimiento de tu negocio.

Funcionalidades del CRM que te serán de ayuda

Como lo mencionamos anteriormente, Escala te brinda todas las herramientas que necesitas para crecer los resultados de tu empresa, esto es lo que podrás lograr con nuestro CRM:

  • Mejora tu presencia online y captura leads calificados con la creación de landing pages y formularios de manera sencilla
    Lleva tráfico calificado a tus páginas con anuncios, podrás crear o importar tus campañas anteriores y enviar campañas de email a tu base de datos
    Gestiona contactos y optimiza procesos comerciales con el fin de ahorrar tiempo y dedicarte a planificar estrategias de éxito
    Mantén actualizada tu base de datos y lleva un historial de interacciones y conversaciones con tus clientes
    Programa actividades y recordatorios y realiza un mejor seguimiento a tu equipo hasta ganar oportunidades de negocio

Solicita una prueba gratuita de Escala y haz crecer tu negocio con el CRM todo en uno y en español, más fácil de usar.

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                  Escala es una plataforma de automatización de marketing y ventas con un CRM muy
                  fácil de usar, diseñada para potenciar el crecimiento de pequeñas y medianas empresas
                  en Hispanoamérica. Inspirada en la metodología de éxito de Andrés Moreno y un grupo
                  de expertos con más de 100 años acumulados construyendo negocios, Escala integra
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