CRM y ERP: ¿Qué son y cuál es la diferencia entre estas herramientas?

Los ERP y CRM son plataformas o soluciones de software que buscan mejorar la organización y la productividad. Sin embargo, es muy frecuente confundirlas y se hace necesario tener claros cuáles son los beneficios para tu negocio. Entonces, ¿cuál es la diferencia entre ambas y cuál deberías elegir?

A continuación, desglosamos cada uno para que identifiques características, ventajas, diferencias y las razones del porqué incluirlas en tus estrategias de negocio.

¿Qué significa ERP?

Un ERP con sus siglas en español “Planificación de Recursos Empresariales”, es un software de gestión empresarial centralizado que integra diversos procesos comerciales y departamentos que incluye finanzas, gestión de inventario y distribución.

Estas plataformas suelen ser robustas y contar con diversos módulos que se enfocan en las anteriores áreas mencionadas. Su principal propósito es centralizar la información y a su vez, agilizar las operaciones; también es conocido e implementado para mejorar la comunicación interna y facilitar el intercambio de datos.

Funciones de un ERP

Un sistema ERP cuenta con las siguientes funciones, y aunque pueda variar entre cada software, estos son los que comúnmente se incluyen:

• Gestión financiera.
• Gestión del capital humano.
• Gestión de la relación con el cliente.
• Gestión de inventarios.
• Gestión de la cadena de suministro.

Características de un ERP

Un software ERP debe contar con componentes como la integración, la flexibilidad y la transversalidad. Este software cuenta con un diseño modular que se integra así mismo para brindar un flujo de trabajo continuo que funcione en tiempo real y permite que la empresa se adapten a los cambios y mejoras internas.

• La integración busca, como su nombre lo indica, una mayor conexión entre los procesos de negocio y áreas de la empresa.
• La flexibilidad promueve la adaptabilidad de las empresas para responder ante las condiciones cambiantes del entorno para emplear recursos actuales y la mejora e integración con otros productos y tecnología.
• La transversalidad permite transformar, de forma ordenada, entradas y salidas de forma repetitiva según procesos. Es decir, se busca agregar valor, que sean fáciles de repetir y que estén totalmente enfocados al cliente.

Algunos beneficios de ello:

• Los ERP garantizan la seguridad de los datos al agrupar los recursos y datos configurados en un entorno aislado.
• Permiten integrarse fácilmente con otras aplicaciones y/o softwares.
• Te ayudarán a trabajar de forma colaborativa entre equipos, áreas y oficinas físicas.
• Proporcionan datos relevantes para una mejor toma de decisiones.
• Implementar mejores prácticas en la industria para reducir costos y mejorar la productividad operativa.

Ventajas de implementar un ERP en la empresa

La integración es la palabra clave del sistema ERP, pues una empresa desconectada entre áreas no alcanzará los resultados que está buscando. El éxito está en unificar la información y crear procesos simultáneos y conectados.

Teniendo en cuenta eso, es importante que conozcas algunas ventajas que te ofrece y por qué consideramos que a partir de la integración podrás potenciar tu negocio, aumentando la eficiencia y rendimiento:

• Administra los recursos humanos.
• Simplifica procesos contables.
• Mejora el costo de trabajo y reduce los costos operativos.
• Estandariza los procesos comerciales más importantes.
• Reduce costos de inventarios.
• Mejora la planificación de proyectos.
• Aumenta la precisión de tus datos financieros.
• Da paso a la automatización de procesos.
• Agiliza los procesos entre áreas gracias a la integración de información.
• Conecta áreas importantes y aumenta la productividad y eficiencia.

Significado de CRM

Un CRM es un software diseñado para la gestión de la relación con los clientes. Esta plataforma reúne toda la información relevante sobre clientes y prospectos y está netamente enfocada a la optimización de procesos de las áreas comerciales, incluido marketing.

Link: https://escala.com/blog/que-es-un-crm-y-para-que-sirve-conoce-todo-sobre-esta-herramienta

La implementación de este tipo de sistemas permiten que las interacciones con el cliente sean más eficientes a través de una gestión orientada hacia ellos. En algunos casos, este software se comercializa solo y no dentro de una solución ERP, pues cuentan con funcionalidades especializadas según las necesidades de la empresa.

Funciones de un CRM

Un CRM es una plataforma dedicada a la gestión de clientes potenciales, nutrirlos y cuidar su experiencia desde que se son usuarios, hasta que se convierte en un cliente recurrente. Algunas de sus principales funciones son:

• Gestión de contactos.
• Seguimiento de las interacciones del cliente.
• Gestión de bases de datos.
• Control de leads.
• Marketing y gestión de campañas.

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Características y ventajas de un CRM

Un CRM es clave e infaltable para gestionar la relación con los clientes de forma exitosa y así construir relaciones más sólidas. Algunas de los principales cualidades de esta plataforma son:

• Obtén fácil acceso a los datos de tus clientes, desde cualquier punto de acceso y en cualquier dispositivo según tus equipos lo requieran.
• Optimiza tus procesos a través de la automatización y estandariza flujos de trabajo para las áreas comerciales y coordinar y colaborar entre ellas.
• Analiza tus datos e identifica patrones para mejorar la toma de decisiones, segmentar clientes, realizar un seguimiento de los ingresos, gestión de campañas de marketing, entre otras.
• Cuenta con una integración fácil y sencilla.
• Es flexible, personalizable y adaptable.
• Facilita el proceso de venta.
• Mejora la organización de la empresa, según información y prioridad.
• Seguimiento de tareas acorde a los flujos de trabajo.
• Incrementa las oportunidades de venta.
• Aumenta la comunicación y la retención.

¿Qué no hace un CRM?

Los CRM están orientados al cliente. En general, no ayudarán con la producción, el almacenamiento, el envío, la producción o tus finanzas. Sin embargo, algunas plataformas incluyen módulos de pedidos o generación de facturas pero este no es el objetivo de un CRM y estarías desperdiciando el poder y enfoque de este software.

Ahora que hemos hablado sobre qué es cada plataforma y cómo podría apoyarte en tus objetivos, es importante diferenciar y relacionar un ERP y un CRM.

Las diferencias más importantes entre un ERP y un CRM

Un ERP y un CRM cumplen distintas funciones, pero ambas son compatibles y pueden estar integradas. Las siguientes son diferencias claves entre plataformas que debes conocer y así identificar cuál es la que tu empresa necesita:

Cuando llega la hora de elegir entre un CRM o un ERP es importante tener claras las distinciones entre ambas. La primera te ayudará a la gestión de tu cliente y la segunda, facilitará los procesos comerciales en distintos flujos de trabajo en áreas separadas pero que en algún punto de la cadena se entrelazan. Es decir, es este engranaje que las permite moverse.

La principal diferencia entre un ERP y un CRM es el alcance, es decir, si buscas plataformas que prioricen las finanzas, las operaciones, tus clientes y tu inventario, un ERP es lo que estás buscando. Ten presente que mencionamos clientes porque un ERP puede contener adjunto un módulo de CRM, sin embargo, este no será su fuerte.

Por otro lado, si buscas un enfoque netamente orientado a tus clientes y todas las posibles interacciones, funciones y beneficios, un CRM; es lo que necesitas.

En resumen, en la decisión entre un ERP y un CRM, el alcance de una función con el otro hace la diferencia.

No habría una respuesta única sobre cuál es mejor puesto que ambas operan en función de diversos objetivos. Para elegir, nuestra recomendación es que analices detalladamente las necesidades de tu empresa y determines qué es lo que realmente le convendría. Más adelante te ayudaremos a esclarecer cómo decidir por una plataforma.

Diferencias clave entre un ERP y un CRM

Seguro ya conocerás algunas diferencias importantes entre plataformas, sin embargo, te desglosamos las que más deberías tener en cuenta a la hora de considerar este tipo de soluciones para tu empresa. Recuerda que todo dependerá de tu estrategia, operación y objetivos.

Ten en cuenta lo siguiente para elegir correctamente tu software de CRM o ERP:

Según su tamaño y costo

Implementar un ERP cuesta más, tanto en tiempo, ejecución y recursos, por lo que el precio es una de las diferencias destacables entre estas plataformas. Un CRM puede ser mucho más ligero, enfocado pero mucho más accesible según el software que elijas.

Un ERP está diseñado para empresas robustas con grandes equipos, si bien una mediana o pequeña empresa puede acceder a esta solución, bien es cierto que podrás sacarle mayor provecho al centralizar operaciones en empresas más grandes.

La inversión que harías entre un software u otro es otro factor diferenciador. En definitiva, si involucra más tiempo implementar un ERP y si cuentas con licencias adicionales que pagar, el costo será mucho más alto que el de un CRM.

Según la facilidad de implementación

En relación con el ítem anterior, el ERP es más complejo de implementar, por lo que su proceso será más lento, al igual que su adopción. Un CRM es de fácil uso e implementación y a todos los equipos se les hará fácil su curva de aprendizaje pues no necesita de conocimientos específicos para hacer uso de la plataforma.

Por este motivo, un CRM encaja perfecto en las empresas de todos los tamaños pues es escalable y se adapta al tamaño de la organización sin reducir el número de beneficios que ofrece.

Según objetivo

En este punto seguro tendrás claro que el CRM se enfoca en áreas comerciales (marketing más ventas) y permite la colaboración continua.

Por otro lado, el ERP gestiona procesos de negocio en pro de la eficiencia y la productividad. Enfoques distintos que te brindarán una forma fácil de saber cuál le brinda más beneficios a tu empresa.

Según facilidad de migración de datos

Un CRM es una plataforma flexible que si bien es de vital importancia para el área comercial, no es posible comparar la con la cantidad de datos que maneja un ERP. Por lo tanto, esto le brindaría un punto a la migración del CRM, sin embargo, según un caso específico esto puede variar.

¿Un sistema ERP o CRM? ¿Cuál elegir para tu empresa?

Como te mencionamos anteriormente, es poco probable tener la respuesta general para ti, sobre todo porque no conocemos en qué estado, tamaño, objetivos tenga y esté tu empresa.

Nuestro mejor consejo es identificar el tamaño y configuración de tu negocio y otros factores que relacionamos arriba. Según lo que estás buscando puedes tomar una mejor opción.

En resumen, tanto un ERP como un CRM tienen distintos enfoques para aumentar la rentabilidad de tu empresa. Por un lado, el primero te ayudará a reducir gastos generales y costos a través de procesos. El otro, aumentará tus ventas y el número de clientes.

Resultados en ambos casos que son beneficiosos para tu empresa, pero ¿qué es lo que estarías buscando?

Si está tratando de decidir si un CRM o un ERP sería una mejor opción para su empresa, todo depende del tamaño y la configuración de su negocio , así como de muchos otros factores.

¿Necesitas un CRM, un ERP, o ambos?

‍El tamaño de tu negocio no importa. Los CRM y los ERP te ayudan a mejorar la rentabilidad de tu negocio operando de diversas formas. Si bien ambos tienen objetivos diferentes, cada uno te ayudará a incrementar la eficiencia, aumentar la rentabilidad y reducir los costos. Entonces, es posible que te beneficies de ambos sistemas.

La pregunta clave para resolver este pequeño acertijo es ¿cuál debería implementar primero? Para ello aplica el enfoque que te permita obtener grandes resultados con poco esfuerzo.

Si en estos momentos, tu empresa requiere fortalecer tu área de ventas? ¡Un CRM es para ti! De lo contrario, busca fortalecer y mejorar procesos, debes considerar un ERP. Elige en función de las necesidades específicas de tu organización.

En conclusión, ¿qué es mejor, un ERP o un CRM?

De nuevo, si buscas plataformas que prioricen las finanzas, las operaciones, tus clientes y tu inventario, un ERP es lo que estás buscando.
Si buscas crecer tu base de clientes y difundir tu marca, un CRM es tu mejor opción y adicionalmente es mucho más económico, fácil de configurar y usar.

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