Cómo implementar un sistema CRM en tu empresa exitosamente

La implementación de un CRM en tu empresa es un desafío que se puede abordar de la forma más efectiva posible.

En este artículo te contaremos por qué adoptar una herramienta CRM es lo que tu negocio necesita, sus beneficios, los mejores tips para elegir la mejor y cómo implementar esta plataforma de forma correcta para ahorrar tiempo y dinero a largo plazo.

¿Qué es un CRM?

Un CRM (o Customer Relationship Management) es una plataforma que te permite gestionar tu relación con tus clientes, en el cual se centraliza su información para así controlarla y tener a la mano todos los datos posibles en un solo lugar.

Este tipo de plataformas te ayudarán a definir las interacciones y organizar las relaciones con clientes y prospectos por igual.

¿Por qué debes implementar una solución CRM en la empresa?

El CRM facilita la cooperación, aumenta la eficiencia y la satisfacción del cliente a lo largo de todo su ciclo de vida. Además de centralizar los datos relacionados a tus clientes actuales y futuros para que tu equipo pueda estar al tanto de sus tareas.

Tu equipo podrá registrar cuentas de compras de clientes, llamadas, correos electrónicos, chats, tickets de soporte, y mucho más. Así no te perderás ningún detalle de la relación de un cliente con tu empresa.

Pensarás que este tipo de soluciones para tu negocio solo estará disponible si eres una empresa grande, sin embargo, es todo lo contrario. Este tipo de plataformas están pensadas para adaptarse a todos los tamaños y presupuestos.

Las empresas nuevas y establecidas, así como los negocios pequeños se pueden beneficiar del uso de un CRM. A continuación, te desglosamos brevemente algunas de sus principales ventajas:

• Te ayudan a mejorar e incrementar la retención de clientes, aumentar tus ventas y obtener análisis detallados.
• Mejora la experiencia y la satisfacción del cliente.
• Podrás agilizar tareas menores y automatizar para obtener mayor productividad y eficiencia.
• Recibe informes de ventas.
• Mejora tu comunicación interna entre áreas.
• Realiza un seguimiento detallado a tus clientes y planea cuáles serán tus pasos a seguir.

¿Qué necesitas para sacarle mayor provecho a un CRM en tu negocio?

Como te mencionamos anteriormente, sin importar el tamaño de tu empresa podrás obtener las ventajas de este tipo de plataforma como lo son la mejora de la comunicación, automatización alineada con iniciativas de marketing, gestión centralizada de información y de tareas, entre otros.

En definitiva, si eres una empresa de cualquier tamaño podrás beneficiarte, sin embargo, podrás hacerlo aún más si cuentas con:

Un equipo de marketing

La centralización de la información de un CRM permite que esta área identifique, capture, nutra y convierta clientes potenciales. ¿Pero cómo lo hace? Esta plataforma te ayuda a hacer un seguimiento de las interacciones que tienes con tu cliente, monitorear las campañas que le envías dentro del ciclo de ventas y mucho más.

Un equipo de ventas especializado

La implementación de un CRM será esencial para su labor. Podrá mejorar y hacer crecer tus procesos de ventas, impulsar estrategias, identificar tendencias, automatizar y mucho más.

Si eres una pequeña o mediana empresa, o un negocio que está iniciando un CRM te ayudará a mejorar tu eficiencia. Una plataforma CRM te ayudará en la automatización de procesos simples que le ayudarán a tu equipo a ahorrar tiempo. Podrás acelerar procesos cotidianos y así reducir la tasa de errores que a veces nos ocurren.

Si quieres continuar aprendiendo de sus beneficios, recuerda que escribimos un blog especializado para ti sobre una herramienta de CRM.
Link: https://escala.com/blog/que-es-un-crm-y-para-que-sirve-conoce-todo-sobre-esta-herramienta

Cómo elegir una plataforma de CRM adecuada

La planeación de la implementación de tu CRM es de fundamental importancia. Conoce algunos tips que deberás tener en cuenta para seleccionarla.

• Conoce cuáles son tus metas para aprovechar al máximo esta inversión.
• Define los límites de tiempo y dinero que están marcados dentro de tu plan.
• Evalúa si tu herramienta se puede integrar con otras y así proporcionar un soporte 365.
• Considera si esta plataforma encaja con tu flujo de ventas, te permite medir y cumplir con tus objetivos.
• Identifica la facilidad de adopción e implementación de la herramienta.

Cómo implementar un CRM en tu empresa

Si ya elegiste tu plataforma CRM deberás prepararla para que tu equipo pueda usarla.

Eso puede incluir la configuración de las personalizaciones, integraciones de terceros y automatizaciones; migrar tus datos si estás cambiando de software, configurar usuarios, entre otros.

Este plan de implementación no es un conjunto estricto de reglas las cuales seguir en cadena, todas las empresas y negocios son diferentes, sin embargo, es cierto tiene margen de maniobra en la forma de abordarlo, especialmente si reparte las iniciativas a diferentes personas involucradas en las fases de implementación de CRM.

Procura mantenerte ordenado y completar los pasos según vayas avanzando.

6 pasos para implementar un sistema CRM en tu empresa de forma eficiente

El procedimiento para implementar un CRM puede ser extenso o corto según lo veas, no obstante, cubriremos los pasos fundamentales que debes tener en cuenta antes de una implementación.

1. Entiende el ciclo de vida del cliente

Entender tu ciclo de ventas, o tenerlo bien definido facilitará la captación de nuevos clientes y el entrenamiento de nuevos miembros de tu equipo de trabajo.

Si bien cada empresa tiene un ciclo de ventas y quizás sea único, hay muchos pasos que se comparten. En algunos casos, el proceso de forma concisa es así: los clientes potenciales son generados por herramientas de marketing, se transfieren a tu equipo de ventas y el ciclo de ventas comienza a funcionar. Luciría de la siguiente forma:

• Prospección de ventas
• Hacer contacto
• Calificación del lead
• Nutrir el lead
• Hacer ofertas
• Entender y manejar objeciones
• Cerrar la venta

Es importante identificar las etapas de tu ciclo de ventas y generar métricas clave que pueda usar para medir el desempeño de tu equipo en cada paso.

Todo esto te ayudará a definir nuevos objetivos según el rendimiento de KPIs, visualizar tiempos, identificar nuevas oportunidades de venta, monitorear clientes potenciales, reaccionar y tomar decisiones, obtener gráficos, estadísticas, métricas de ventas que te ayuden a mejorar la eficiencia y optimizar tu proceso.

De igual forma, también te permitirá identificar de qué embudo de venta llegó tu cliente, qué mensaje ha sido el más efectivo, supervisar el rendimiento de tu equipo, entre otros.

Al tener claro el ciclo de vida de tu cliente podrás adoptar con mayor facilidad cada funcionalidad de una plataforma CRM.

Traza tus necesidades específicas

Todo está fríamente calculado. Comprende tus necesidades específicas y piensa detalladamente cómo este software puede satisfacerlas.

Piensa en el tamaño y la industria de tu empresa o negocio, cuántos miembros de tu equipo usarán el CRM y qué departamentos se integrarán a esta plataforma.

2. Define los objetivos de tus indicadores principales

En el paso anterior definiste algunas prioridades y/o necesidades que puedes tener de cara a la implementación de un CRM. Ahora puedes entrar en detalles y números con los cuales podrás sustentar esta inversión. Recuerda que en estos casos deberás planear, implementar, medir y seguir mejorando.

Algunas métricas importantes a considerar que puedes tomar como ejemplo, costo de CRM frente a ventas y/o ganancias. Medición de campañas de nuevos clientes y potenciales. Tiempos de resolución y comunicación, oportunidades ganadas, recompras, entre otros. Define objetivos de tus tasas y tiempos de conversión, actividades y tareas por parte del equipo de ventas para lograrlo.

3. Adapta el CRM a tus necesidades

Hasta este punto ya deberías tener claras tus necesidades y algunos de tus posibles objetivos, ahora podrás configurar el CRM que acabas de adquirir.

Este será un paso en el que expertos como los de Escala te acompañarán, así que no te preocupes, por esta configuración. Prueba nuestro CRM.

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Ahora bien, este tipo de herramientas son muy completas, pero también se pueden integrar a otros sistemas, evalúa los tipos de módulos que puedes conectar para sacarle mauor provecho a este software.

4. Prueba antes de la implementación final

Las plataformas CRM suelen ser fáciles de configurar y mantener, independientemente de si tienes o no experiencia.

Si tienes una migración compleja o necesitas ayuda para configurar las integraciones posibles, pide un soporte a mano para hacerlo. Continúa con la prueba del entorno de tu CRM para concluir este proceso de implementación, verifica si está funcionando de acuerdo con tus requisitos. Dentro de los componentes para probar incluye:

• Datos migrados.
• Contactos.
• Informes.
• Formularios web.
• Gestión de embudos según tu proceso de ventas.
• Automatización de tareas.
• Integraciones.

5. Prepara tu equipo, entrénalos y escúchalos

Las personas que ahora incluirán esta plataforma en su trabajo son importantes, es vital que las involucres en esta fase de aprendizaje, sin embargo, queremos resaltar dos roles fundamentales de cara a una implementación de un CRM.

Los evangelizadores o defensores: Ellos serán los encargados de transmitir la importancia de esta plataforma a tu equipo. Podrán entrenarlos y enseñar a quienes desconocen de las ventajas y el uso de esta herramienta, estarán encargados de compartir la importancia de CRM a su equipo.

Un equipo o una persona especializada que se encargue de la migración de datos.

Ambos roles deben estar en constante colaboración para reducir los obstáculos y minimizar la curva de aprendizaje.

Una vez que concluya la etapa de prueba y todos los componentes de su CRM se implementen correctamente, involucra a tu equipo. Toma nota de aquellos puntos que tu equipo identifique de cara a la mejora para minimizar los obstáculos y los problemas con el uso del sistema.

6. Monitorea y evalúa tus resultados

Una vez probado, aceptado, implementado y tu equipo entrenado, ¡manos a la obra!

La implementación de un CRM en una empresa no acaba cuando la plataforma está integrada en tus sistemas y tu equipo haya aprendido a manejarlo.

Este es quizás uno de los pasos más importantes, pues aquí comenzarás a evaluar el éxito de este tipo de adopción de herramientas. Ahora deberás asegurarte de que se use de forma efectiva, alineada con tus objetivos.

Recuerda que lo mejor de medir es la mejora continua. Aquí te brindamos algunos ideas de lo que puedes evaluar:

Utiliza tu CRM para medir los KPIs de tu sistema. Con ella podrás medir el rendimiento y los indicadores de tus equipos de ventas como llamadas realizadas, tratos ingresados, cerrados, seguimiento realizado, atención a quejas, entre otros.

Realiza un seguimiento de los informes generados por la plataforma. Todo CRM tiene la disponibilidad de usar la información para crear informes, de forma que puedas controlar los datos comerciales y ventas según crecimiento y movimientos que permitan la toma decisiones.

Supervisa cómo tu equipo está usando la plataforma, cómo agregan la información de clientes potenciales, información de contacto, oportunidades, tareas y actividades para encontrar puntos de mejora para integrar al flujo de trabajo.

Permítete un tiempo prudencial para comenzar a medir.

Conclusión: Las clave más importante a la hora de implementar un CRM en tu empresa

Esperamos que hayas encontrado un flujo de trabajo para que puedas implementar tu CRM.

Ahora queremos que tengas en cuenta que esta adopción es solo una de las herramientas que te apoyará en la gestión de tus clientes, con los beneficios que anteriormente te mencionamos.

Dentro de los factores que debes tener en cuenta a la hora de evaluar esta Solo recuerda los puntos clave:

• Piensa en tus necesidades específicas y quienes utilizarán el CRM.
• Asegúrate de colaborar con todos los involucrados para que se elija la plataforma ideal acorde a tus objetivos.
• Define el ROI que esperas recibir al adoptar el CRM tras su implementación.
• Reúne tus datos y analízalos. Aprovecha los beneficios de esta plataforma con estos informes para identificar la eficacia del CRM y sus tasas de adopción.
• Escucha a tu equipo y modifica tus tácticas según encuentres una vía para colaborar y mejorar su adopción.
• ¡Felicidades! Has llegado hasta aquí, lo que quiere decir que cuentas con las claves definitivas para hacer de la implementación de tu CRM en tu empresa exitosa.

Recuerda que en Escala somos expertos en la gestión de clientes y estamos para acompañarte en tu crecimiento. Prueba nuestro CRM ahora.
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