Agenda reuniones eficientemente con Escala

Descubre cómo la nueva funcionalidad de agendamiento de Escala está transformando la manera en que las empresas coordinan reuniones con sus leads y clientes. Tiempo de lectura: 8 minutos

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    Del caos a la simpleza: La evolución del agendamiento comercial

    ¿Cuántas veces has iniciado una cadena interminable de correos solo para coordinar una reunión con un cliente potencial? «¿Estás disponible el martes a las 10?» «No puedo, ¿qué tal el miércoles a las 3?» «Tengo otra reunión, ¿jueves por la mañana?» Y mientras
esperas respuestas, esa oportunidad de venta
se enfría lentamente. 

    Este escenario, tan familiar para equipos comerciales en hispanoamérica, representa el ayer del agendamiento: manual, desordenado y lleno de fricciones.

    Pero esto cambia hoy. En Escala hemos lanzado nuestra nueva funcionalidad de Agendamiento, diseñada para transformar completamente la manera de relacionarte y vender.

     

    ¿Qué es el
    Agendamiento en Escala?

    El Agendamiento de Escala es la nueva funcionalidad que permite a tus clientes reservar reuniones directamente en los horarios disponibles de tu equipo comercial, sin intercambios de mensajes, a través de páginas públicas y personalizadas. El sistema gestiona automáticamente la disponibilidad, envía notificaciones y centraliza la información en el CRM.

    Beneficios de implementar la herramienta de Agendamiento para tu negocio


    Reducción en el tiempo dedicado a coordinar reuniones

     

    Disminución de las citas canceladas o ausencias. Mejora en la experiencia del cliente, que percibe mayor organización y profesionalismo

     

    Optimización de la jornada laboral de los vendedores, con bloques de tiempo mejor distribuidos

     

    Visibilidad completa para los líderes comerciales sobre la actividad de su equipo

     

    Centralización de toda la información

     



    La Herramienta de Agendamiento de Escala:
    3 Características

    1. Páginas de agendamiento personalizables

    Ahora cada miembro de tu equipo puede tener su propia página de agendamiento público, donde los clientes potenciales y actuales pueden seleccionar directamente el horario que mejor les convenga según
la disponibilidad mostrada. Estas páginas son totalmente personalizables:

    • Notificaciones automáticas vía email para todas las partes involucradas


    • Recordatorios programados que reducen las ausencias


    • Toda la información de los agendamientos queda guardada en el CRM bajo el contacto correspondiente


    • Posibilidad de reprogramación sin intervención manual
 Integración con flujos automatizados para seguimiento posterior

    2. Tres modalidades para
diferentes necesidades

    El sistema se adapta a varios escenarios comerciales con tres modalidades:

    • Agendamiento individual: Ideal para vendedores o consultores que manejan sus propias agendas


    • Agendamiento compartido: Perfecto para equipos donde las reuniones pueden ser atendidas por diferentes miembros, con distribución inteligente
que evita superposiciones


    • Eventos con múltiples invitados: Para webinars, capacitaciones o demostraciones grupales
con límite de cupos

    3. Automatización y centralización

    Lo que verdaderamente revoluciona el proceso es la integración de la herramienta de agendamiento con el CRM:

    • Notificaciones automáticas vía email para todas las partes involucradas


    • Recordatorios programados que reducen las ausencias


    • Toda la información de los agendamientos queda guardada en el CRM bajo el contacto correspondiente

    • Posibilidad de reprogramación sin intervención manual


    • Integración con flujos automatizados para seguimiento posterior

    El antes y el después:
    Una transformación tangible

    Para dimensionar el impacto de esta nueva funcionalidad, veamos algunos escenarios concretos comparando el ayer con el hoy:

    Ayer

    Hoy

    María, ejecutiva comercial, intercambia 8 correos con un lead para coordinar una demostración

    El lead recibe un enlace y selecciona directamente un horario disponible en la agenda de María

    El equipo de ventas dedica los lunes a organizar manualmente su agenda de la semana

    Las citas se distribuyen automáticamente, respetando la disponibilidad de cada vendedor

    Carlos anota en su cuaderno una cita importante y olvida avisarle a su cliente

    El sistema envía recordatorios automáticos 24 horas antes de cada cita programada

    Un cliente potencial debe cancelar y no logra comunicarse con su vendedor asignado

    El cliente cancela o reprograma directamente desde el enlace en su email de confirmación

    La información de las reuniones queda dispersa entre notas, correos y mensajes

    Todos los datos quedan registrados en el CRM, vinculados al contacto correspondiente

    Ayer

    María, ejecutiva comercial, intercambia 8 correos con un lead para coordinar una demostración

    El equipo de ventas dedica los lunes a organizar manualmente su agenda de la semana

    Carlos anota en su cuaderno una cita importante y olvida avisarle a su cliente

    Un cliente potencial debe cancelar y no logra comunicarse con su vendedor asignado

    La información de las reuniones queda dispersa entre notas, correos y mensajes

    Hoy

    El lead recibe un enlace y selecciona directamente un horario disponible en la agenda de María

    Las citas se distribuyen automáticamente, respetando la disponibilidad de cada vendedor

    El sistema envía recordatorios automáticos 24 horas antes de cada cita programada

    El cliente cancela o reprograma directamente desde el enlace en su email de confirmación

    Todos los datos quedan registrados en el CRM, vinculados al contacto correspondiente

    ¿Quieres empezar a usarla ya?

    Sigue estos pasos. ¡Es muy fácil y rápido!

    1. Dirígete al CRM en el menú dentro de la plataforma de Escala

    2. Haz clic en “Calendario” y luego en la pestaña “Página de agendamiento”

    3. Crea tu primera página eligiendo el tipo de agendamiento (individual, compartido o evento)

    4. Configura los parámetros básicos: nombre, color, usuario asignado y tipo de actividad

    5. Establece tu disponibilidad: días, horarios, duración de reuniones y tiempo entre citas

    6. Selecciona o crea un formulario para recopilar la información necesaria de tus leads

    7. Personaliza las notificaciones y recordatorios según tus preferencias

    8. ¡Publica tu página y comparte el enlace con tus contactos!

    ¿Tienes preguntas?

    Puedes consultar nuestro tutorial
    o escribir al chat de soporte de WhatsApp, o en la plataforma.

     

    El ayer quedó atrás con sus procesos manuales y desconectados. El hoy te ofrece una agenda: simple, eficiente y totalmente integrada con tu proceso comercial. ¡Elimina fricciones y empieza a agendar reuniones más fácil con Escala!

    ¿Estás listo para transformar tu proceso de agendamiento?

     

    Inicia sesión en tu cuenta de Escala o conecta con nuestro equipo para conocer por ti mismo la herramienta.

     

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