¿Qué es un ERP y por qué es tan importante para la productividad empresarial?

En la actualidad surgen tantos nuevos términos relacionados con la tecnología, la administración de empresas y el marketing digital que los negocios se ven obligados a actualizarse constantemente.

Si bien es cierto que el uso generalizado de software en las empresas se ha disparado notoriamente, uno de los programas que concentra mayor cantidad de funciones de negocio es el sistema ERP.

Su versatilidad y amplio abanico de funciones lo convierten en una de las mejores alternativas para cumplir a cabalidad con todas las tareas de una empresa. ¡Sigue leyendo y descubre cómo puede impactar esta tecnología en tu negocio!

¿Qué es un ERP?

La sigla hace referencia a los términos en inglés Enterprise Resource Planning, es decir, planificación de recursos empresariales. Se refiere a un compendio de programas integrados para hacerse cargo de las diferentes operaciones internas de una empresa en todas sus etapas, desde la producción hasta la distribución de productos, e incluso la gestión de los recursos humanos.

Permite automatizar la gran mayoría de las tareas de un negocio, aportando soluciones para la centralización de la información de todas las áreas que la completan: producción, compras, logística, recursos humanos, finanzas, servicios, proyectos, marketing y atención al cliente, convirtiéndolo en el principal sistema de registro de la compañía.

¿Por qué es importante contar con un sistema ERP?

Muchos expertos apuntan que el ERP se ha consolidado como el sistema central de una empresa, debido a las amplias posibilidades que ofrece para delegar tareas y llevar el control de las mismas.

Favorece así la automatización, la integración de sistemas y posee la inteligencia necesaria para ejecutar la gran mayoría de las operaciones de una empresa. El sistema ERP almacena todos los datos de una organización constituyéndose en el sistema de registro más confiable.

En ese sentido, sirve para llevar las funciones de contabilidad como también para gestionar los pedidos de clientes. Al momento de evaluar cómo se está llevando a cabo el proceso de ventas de la empresa, el sistema ERP provee estadísticas fidedignas de su comportamiento, aportando datos y análisis confiables.

Tal es la importancia que ha adquirido su adopción al interior de las empresas que, según G2, el mercado del software ERP alcanzará los 78.400 millones de dólares para el 2026.

Funcionamiento básico de un sistema ERP

Un sistema ERP está formado por diversos módulos integrados que se comunican entre sí y poseen una base de datos compartida.

Cada uno de ellos se enfoca en una sola área de negocios, pero todos actúan juntos y en coherencia, empleando el mismo análisis de datos para cumplir con los objetivos de la empresa.

Lo mejor de todo es que las empresas tienen la potestad de decidir qué módulos agregar, además de los más comunes, e ir escalando progresivamente de acuerdo a los resultados.

Cabe decir que los sistemas ERP también pueden responder a las particularidades propias de cada industria por medio de la extensión de aplicaciones que se pueden integrar como un módulo adicional.

En este sentido, la adquisición de un software de ERP admite un modelo de suscripción en la nube o dentro de un modelo de licencia.

Principales características de un sistema ERP

Para entender mejor en qué consiste un software ERP, veamos sus principales características:

Flexibilidad

La forma de hacer negocios está transformándose radicalmente debido a los cambios de las legislaciones y las enmiendas que contienen las normas.

Por lo tanto, la gestión del proceso comercial por medio de ERP debe ser flexible, pues lo interesante es tener la capacidad de cambiar el sistema de procesamiento de acuerdo a lo que necesite la empresa, considerando la introducción de nuevos productos y tecnologías.

Un sistema ERP efectivo puede indicar asuntos relacionados con cómo la organización se enfrenta y reacciona a los cambios, y qué tan enfocada está para sobreponerse a esos cambios.

Es un sistema modular y abierto

Quizás es una de sus principales virtudes, ya que posee una arquitectura de módulos abiertos. En caso de que se presente algún error en alguno de los módulos, se puede corregir sin que esto afecte a los demás.

Los módulos son muy diversos y su inclusión va a depender de las necesidades operativas y administrativas de cada empresa a favor de mejorar las ventas.

Entre ellos, podemos mencionar módulos de:

• Cuentas y finanzas;
• fabricación;
• gestión de proyectos;
• gestión de contenido;
• gestión de compras;
• gestión de relaciones con el cliente;
• comercio electrónico;
• redes sociales;
• puntos de venta;
• administración de gastos;
• seguimiento del tiempo;
• evaluación de los empleados;
• calendario de trabajo;
• y procesos de reclutamiento.

Integración

La integración se refiere a las diversas conexiones que existen dentro de los procesos de negocios, como también a las conexiones que se dan entre sus diferentes niveles jerárquicos.

La integración puede venir dada en tres diferentes instancias:

• Técnica: Es la interconectividad entre el hardware y el software.
• Interorganizacional: Vinculación posible entre dos o más organizaciones independientes.
• Coordinación y cooperación entre equipos de proyectos y demás procesos de negocio.

El sistema ERP es completamente integral y avanzado, donde todas las partes son interdependientes. Cuando se implementa en una compañía, se espera que cubra la mayoría de funciones de un negocio.

Así, cuando una empresa evalúa un sistema de ERP, debe enfocarse en qué tan bien logra la integración entre los sistemas y si cumple con sus procesos, así como también en el desempeño de la integración organizacional jerárquica.

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Integración con terceros

Si bien es cierto que hoy día hay muchas soluciones de ERP, los sistemas también pueden conectarse con otros sistemas ERP alternos totalmente en línea.

Para las relaciones B2B resulta muy conveniente estar en conexión con otros sistemas de ERP en sus interacciones cotidianas. La integración le facilita a las empresas la incorporación de aplicaciones específicas de su sector industrial, principalmente de aquellos proveedores externos y así personalizar cada vez más su sistema de acuerdo a las necesidades de la organización.

Transversalidad

Un sistema ERP procura que los procesos entrelazados se llevan a cabo de manera ordenada y con eficiencia. Por esta razón, se enfatizan aquellos procesos que aporten mayor valor, con facilidad de repetición y enfoque centrado en el cliente.

Opciones de implementación basadas en la nube

En la última década, los distintos proveedores de ERP comienzan a ofrecer interesantes alternativas a la implementación local. Ahora, la nube aloja a los servidores del proveedor, permitiendo el acceso desde cualquier dispositivo que esté validado y que posea acceso a Internet.

Análisis y recolección de datos

Si bien el sistema ERP agrupa todos los datos comerciales, también integra mecanismos de Inteligencia Artificial (IA) y análisis predictivo para las funciones de rendimiento, en la realización de informes comerciales y en la proyección de resultados a futuros.

Automatización del flujo de trabajo

El sistema ERP repercute en un revolucionario aumento de la eficiencia, ya que puede automatizar las tareas repetitivas, crear flujos de trabajo competentes para desencadenar procesos y a su vez enviar notificaciones a los usuarios, o recordatorios de pago a los clientes.

Beneficios de incorporar un sistema de ERP en tu empresa

De las características de los software ERP se desprenden diversas ventajas para las empresas ¡Veamos!

Incrementa la productividad

Este sistema te permitirá automatizar y optimizar tus procesos de negocio fundamentales para lograr hacer más con muchísimos menos recursos.

Optimiza la estrategia

El sistema ERP permite manejar un solo registro de datos centralizado como única fuente de verdad, permitiendo obtener respuestas del comportamiento de su empresa de forma rápida y por sobre todo fidedigna.

Genera informes de calidad

Con un sistema ERP, la generación de informes del estado financiero y de negocios es mucho más rápida de hacer. Las diferentes plataformas permiten actuar sobre la base de información estratégica obteniendo datos más fiables.

Minimiza el riesgo

Resulta ser la opción óptima para maximizar la supervisión y el control total de cualquier negocio, siempre y cuando se procure el cumplimiento de los requisitos de ley y se prevengan riesgos al respecto.

Optimiza y agiliza procesos

Gracias al incremento de la eficiencia en las operaciones, sumado al rápido acceso a los datos desde cualquier dispositivo y en tiempo real, el sistema ERP se convierte en un excelente aliado en la detección de nuevas oportunidades de mejora en los procesos internos.

Ahora bien, si no sabes con precisión el estado en el que se encuentra tu empresa en relación con sus procesos operativos, determina si estás en condiciones de integrar un ERP con las siguientes señales.

5 señales de que tu empresa necesita un sistema ERP cuanto antes

Gran parte de las empresas emplean herramientas variadas para gestionar diferentes procesos, pero que no se encuentran unificadas en un solo lugar.

A continuación, te mostramos las señales más evidentes de que una empresa necesita un sistema ERP cuanto antes.

1. Te está tomando más tiempo resolver las actividades habituales

Quizás te está tomando más tiempo sacar adelante las actividades más claves de tu empresa, entre ellas el cierre de libros, y otros documentos de rigor.

A este respecto, el sistema ERP proporciona soluciones y datos desde un mismo sistema compartiendo una interfaz común. Lo dicho se traduce en una mayor facilidad para realizar el trabajo en menor tiempo y con mayor calidad, dentro de cada uno de los módulos de negocio.

2. Procesos de negocio inacabados

Si no cuentas con un sistema integrado de ERP, es probable que diversos procesos de negocio se te estén escapando de las manos.

Tareas como la gestión correcta de inventarios, mantener los costos controlados o procurar la plena satisfacción de los clientes pueden descontrolarse sin la asistencia de un software.

En medio de este panorama, es probable que los sistemas que se encuentren segregados no posean métricas claras y los KPIs no estén aportando mejoras.

Entre estos y tantos otros problemas, un software de planificación de procesos empresariales es la mejor inversión para controlar estos desafíos.

3. Hay cosas de tu negocio que no conoces

¿Estás en plena capacidad de responder fácilmente y con exactitud preguntas importantes sobre el estado de tu negocio?

Preguntas relativas al estado de tus ingresos por ventas en línea o la tasa de retención de tus clientes, quizás sean cosas que se te escapan de las manos, por la sencilla razón de que no puedes controlarlo todo.

Si no puedes responder a preguntas esenciales sobre el estado de las cuentas de tu empresa, es muy probable que los procesos de tu negocio ameriten ser reestructurados para ir a la par del crecimiento o al cambio de prioridades.

4. Tu empresa aún sigue manejando procesos manuales

A este respecto es muy importante ser enteramente sinceros, pues es posible que los departamentos de tu empresa aún se encuentren trabajando empleando aplicaciones por separado y ejecutando procesos manuales para hacer las tareas.

Si esto es así, es señal de que estás ocupando más tiempo en la captura de datos. Si la información no puede fluir entre los sistemas, la generación de informes tomará mucho más tiempo, registrando un gran margen de error y haciendo que la toma de decisiones se entorpezca.

5. Estás perdiendo oportunidades por no tener el control

Si estás ocupando la mayoría del tiempo en la gestión habitual de tu negocio, lo más seguro es que no puedas ocuparte de vislumbrar nuevas estrategias y oportunidades para ser más competitivo.

Es crucial que entiendas que los sistemas de ERP más novedosos albergan funcionalidades inteligentes y avanzadas, como analíticas predictivas y machine learning, que simplifican la capitalización de nuevos y rentables proyectos donde colocar la atención.

Conclusión

Las empresas que ya se encuentran implementando las distintas funcionalidades que trae consigo el sistema ERP están experimentando aumentos bien significativos en la eficiencia y el control de sus procesos organizacionales.

Mientras tanto, quienes no lo implementen no solo corren el riesgo de quedarse atrás de su competencia, sino que también pierden la oportunidad de trabajar en el bienestar de la organización a largo plazo.

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