¿Qué es la automatización de negocios y cómo hacerlo?

Digitalización, inteligencia artificial, automatización de negocios y más, lo mejor de tantas tecnologías que están al alcance es poder usarlas y ponerlas a trabajar para tu negocio y ver cómo este crece y tú te puedes beneficiar.

Dentro de las nuevas tendencias, la automatización es una que cada vez coge más fuerza. Y no sin razón, ya que estamos llegando a un momento en donde es casi obligatoria si quieres ser competitivo en tu entorno.

Si estás empezando a familiarizarte con el tema y quieres conocer más sobre qué es la automatización, su importancia, ventajas, entender si se adapta bien a tu negocio y cómo empezar a implementarlo, en este artículo vas a encontrar las respuestas.

¿Qué es la automatización de negocios?

¿Has notado que hay tareas en tu empresa que son muy repetitivas y que consumen mucho tiempo de tus empleados para llevarlas a cabo? La automatización de un negocio es una solución tecnológica y digital que ayuda a sistematizar esas acciones, logrando que se hagan de manera programada y automáticas.

Es un sistema que ayuda a simplificar el progreso de las tareas complejas y hacer más fluida la transferencia de información dentro de toda la empresa. Esto ayuda a liberar el tiempo de los empleados para que pueda ser invertido en actividades que agreguen más valor al negocio.

En palabras sencillas, es poner a la tecnología al servicio de tu negocio para que todos los que trabajan en él puedan enfocarse en asuntos de mayor impacto.

La automatización no busca eliminar puestos de trabajo

Muchas de las preguntas y dudas alrededor de la automatización del negocio son respecto al tema de reemplazar trabajos completos por la tecnología. Aunque ésta es una herramienta digital muy poderosa, la automatización no se enfoca en eliminar puestos de trabajo sino en poder simplificar y quitar de la ecuación ciertas actividades dentro de una ocupación.

¿Qué se puede automatizar?

Lo interesante de la automatización de un negocio es que hay varios departamentos y tareas que pueden beneficiarse de esta herramienta, por ejemplo:

• Ventas: Ayuda a ir registrando los movimientos de los clientes a través del embudo de compras.
• Logística: Se mejoran los procesos y tiempos de entrega.
• Postventa: El cliente va a contar con más formas de ponerse en contacto y va a quedar registrada cada petición. Recuerda que aún así, es importante contar con la opción de una persona que brinde atención al cliente.
• Envío de emails.
• Control de Stock.
• Generación de facturas.
• Programación de contenido para redes sociales.

¿Por qué la automatización de negocios es importante?

Con el mundo y mercado tan competitivo en el que nos encontramos actualmente, uno de los factores que determina si tu empresa va a mantenerse relevante y vigente es si tiene la capacidad de responder a las oportunidades tan rápido como aparecen.

Ahora, piensa que en tu empresa los procesos se siguen haciendo de manera manual y no están integrados entre departamentos. La capacidad de responder en momentos críticos va a ser muy reducida; mientras recopilas datos, los juntas y los analizas, esa oportunidad ya seguro fue suplida.

Así mismo, pensar en escalar tu negocio, atender más clientes, agregar nuevos servicios o expandirte a otros países, es impensable si no has automatizado los procesos de la empresa. Si no tienes capital para contratar a muchas más personas, los empleados que tengas no van a ser suficientes, disminuyendo su productividad y aumentando la cantidad de errores que se pueden cometer.

Según un estudio de McKinsey, el 45% de los procesos pueden automatizarse en un negocio. Esto es una gran noticia, ya que te ayuda a hacer el trabajo del día a día más fáciles, rápidos y eficientes sin necesidad de contratar más personas o sobrecargar a las que ya tienes.

Ventajas de la automatización

Seguro los puntos anteriores despertaron tu interés para empezar a considerar la automatización de tu negocio. Para darte más motivos a favor de esta herramienta, recopilamos algunas ventajas que seguro despertarán tus ganas de conocer más.

Podríamos hablar de dos ventajas: Mejora la eficiencia de los procesos empresariales al hacer mejor uso de los recursos y que ayuda a darle un enfoque diferente a tu negocio.

Hacer mejor uso de los recursos

Esta serie de ventajas son las más conocidas:

• Disminuye costos: Al monitorear procesos empresariales, los directivos pueden tomar mejores decisiones de dónde invertir el dinero, usándolo de manera más efectiva.
• Hace fluida la transferencia de información entre departamentos: Esto ayuda a que la toma de decisiones sea más rápida, las tareas sean más claras y haya menos retrocesos.
• Aumenta la productividad de los empleados: Con la automatización, los empleados gastan menos tiempo buscando y recopilando datos y más en tomar decisiones beneficiosas.
• Minimiza los errores: Hay muchas tareas que requieren mucha precisión y atención ya que un pequeño error puede tener un gran impacto.
• Da una visión general del proceso total: Al tener varias tareas automatizadas, los trabajadores y directivos pueden tener un panorama más completo de lo que está ocurriendo, ayudándoles a tomar mejores decisiones.
• Mejora el ROI: Al aumentar la calidad, reducir errores y contar con algunas tareas hechas a una velocidad mayor a la humana, los beneficios pueden ser entre tres y diez veces el costo.

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La automatización de un negocio ayuda en la diferenciación

Recuerda que la automatización es una herramienta y que la tecnología está al servicio de las personas. Piénsalo, si los empleados ya no tienen que gastar horas en buscar, recopilar y analizar datos, esto significa que van a tener más tiempo para otras tareas.

¿Tareas como cuáles? Por ejemplo, la toma de decisiones que generen un mayor impacto tanto para el crecimiento de la empresa como para los consumidores.

Las empresas que más crecen son las que logran entender que el poder de esta herramienta digital está en tener más tiempo para diferenciar a la empresa y buscar nuevas oportunidades de crecimiento.

Así mismo, el foco va a poder estar puesto en los clientes, el servicio que se les brinda y la experiencia que tengan con la marca. Si un cliente escribe, pide información, necesita ayuda, ya no va a tener que esperar días para tener una respuesta o poder solucionar un problema.

Acá te dejamos un artículo muy interesante de McKinsey sobre cómo enfocarse en los beneficios humanos es lo que va a diferenciar a las empresas con el uso de la automatización.

¿Cómo saber si necesito la automatización de mi negocio?

Aunque es evidente que la automatización de procesos tiene ventajas inigualables, es importante tomarse el tiempo de considerar las variables que determinan si es adecuado para tu negocio apoyarse en la automatización.

Tamaño de la empresa

Cuando este tipo de tecnologías empezaron a desarrollarse, las pequeñas y medianas empresas quedaron al margen de usar estas herramientas por sus altos costos. Esto ya no es un obstáculo ya que existen miles de plataformas que se adaptan a las diferentes necesidades.

A simple vista, puede parecer que la automatización de un negocio solo sea útil para grandes empresas que cuentan con muchos departamentos, procesos, productos y servicios y hasta países.

Es verdad, compañías de gran tamaño sí consiguen muchos beneficios. Pero, hay estudios que demuestran que las pequeñas empresas que implementan la automatización tienen una mayor tasa de éxito que las organizaciones más grandes.

Objetivos claros

Como casi todas las decisiones empresariales, es importante evaluar bien para qué se necesita la automatización, qué objetivos se esperan alcanzar y qué procesos se van a automatizar. La primera cuestión es tener claro si las tareas ineficientes del trabajo se pueden automatizar.

Estos son algunos de los planteamientos que pueden ayudarte a saber si automatizar tu negocio va a ser útil:

• El tiempo que se dedica en buscar documentos, plantillas y datos es muy alto.
• No tienes los datos a la mano en el momento en el que los necesitas.
• Hay retrocesos internos porque los departamentos no están en sintonía.
• Cuando un cliente se pone en contacto con la empresa, no recibe un mensaje automático de respuesta.
• Si un cliente se contacta, no queda registrado en el CRM.
• Te lleva mucho tiempo tener un panorama más amplio del negocio.

Pasos para empezar la automatización un negocio

1. Planifica: Es importante tener muy bien definido el objetivo y las prioridades que tiene la empresa. De esta forma, se van a evitar problemas, decepciones y mal uso de las herramientas.
2. Identifica los procesos de la empresa: Conoce y anota todas las tareas que se llevan a cabo y el tiempo que actualmente le dedican a cada una de ellas. (Recuerda solo poner el foco en las actividades que puedan ser automatizadas).
3. Escoge el área o actividades menos productivas: Aunque la automatización se puede usar para muchos procesos, escoge los que mayor impacto positivo van a tener para la empresa y los clientes.
4. Revisa los recursos: Asegúrate de tener los recursos económicos para poder llevar a cabo la automatización de los procesos elegidos.
5. Revisa los sistemas existentes de la empresa: Asegúrate de que al implementar la automatización, ésta no cause problemas con los sistemas que ya se usan.
6. Empieza poco a poco: A medida que vayas evaluando el funcionamiento y familiarizándote con la herramienta, ve agregando más procesos. Esto te ayudará a ir automatizando tu negocio de manera inteligente y progresiva.
7. Establece protocolos de uso y funcionamiento: Asegúrate de tener claridad sobre quiénes pueden usar los datos y de qué forma. Esto ayudará a proteger los datos valiosos de tu empresa.
8. No pierdas el valor humano: Recuerda que la idea de usar la automatización de un negocio es para poder dedicarle más tiempo a las actividades que van a tener un mayor impacto en los empleados, los clientes y su experiencia. Al final del día, lo importante es ayudar a que las personas se sientan más cómodas y comprendidas, no que están hablando con un robot.

Automatiza tu negocio con Escala: atrévete a llevar a tu empresa a otro nivel

Esperamos que ya tengas una mejor idea de qué es la automatización de una empresa y el impacto positivo que puede tener en la tuya.

Ahora, lo que sigue es ir del conocimiento a la acción y que empieces a usar la automatización en tu empresa.

Te recomendamos dar el siguiente paso con Escala, en donde podrás tener toda tu información en un solo lugar y automatizar las tareas que necesitas de forma sencilla.